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| Finn Brinkmann
Schritt für Schritt: Wie du Feedback in einer E-Mail freundlich verpackst
Missverständnisse einfach vermeiden
Du kennst das sicherlich auch: E-Mails an Freunde oder Familie sind meistens keine große Sache, da ihr auf einer Wellenlinie liegt und wisst, wie die Gegenseite das Geschriebene meint. Und dennoch kommt es auch hier hin und wieder zu Missverständnissen. Kniffeliger sieht es aus, wenn du dir nicht sicher bist, wie deine E-Mail aufgefasst wird.
Die Fallstricke in der digitalen Kommunikation sind zahlreich, insbesondere wenn du dein Gegenüber noch nicht persönlich kennst. Wenn du einer Kontaktperson das erste Mal eine Nachricht schickst, kannst du bei dieser ebenso Unmut hervorrufen wie mit einer eigentlich unverfänglichen Mail zu den Prüfungsmodalitäten an deinen Professor. Aber auch der direkte Kontakt schützt nicht vor Missverständnissen. Wie kommt es bei deiner Kommilitonin an, wenn du nicht so überzeugt von ihrem Beitrag zu eurer Präsentation bist wie sie? Wie fasst es dein Chef auf, wenn du einem seiner Vorschläge nichts abgewinnen kannst? Und was schreibst du einer Partnerfirma, die gerade schlechte Arbeit abgeliefert hat? Schnell kann sich daraus auch eine Eigendynamik entwickeln und eine Sache wird größer als gedacht.
Doch im Gegensatz zur Tante, die unbedingt ein Feedback zu ihrer Photoshop-Montage von dir erwartet, ist es im Studium oder Arbeitsleben nicht ratsam, mit ein paar ausweichenden und nett gemeinten Floskeln zu antworten. Ehrliches Feedback ist gefragt und manchmal hängt auch etwas Wesentliches davon ab – deine gute Note in der Präsentation zum Beispiel. Nur, wie verpackst du dein Feedback oder deine Kritik so, dass deine E-Mail bei deinem Korrespondenzpartner nicht nur gut ankommt, sondern auch noch so hilfreich wie möglich ist?
Wir zeigen dir hier, wie du mit wenigen Schritten eine E-Mail schreibst, die nicht nur dich zufriedenstellt, sondern auch bei deinem Gesprächspartner gut ankommt:
Schritt 1: Sag etwas Freundliches
Klar kannst du dein Anliegen in einem knappen Einzeiler verpacken. Je kürzer der Text, desto schneller bist du mit deiner Aufgabe durch. Doch nicht immer ist der kürzeste Weg auch der beste.Auch eine E-Mail ist eine Form der Konversation. Mach dir klar, wie du dich fühlen würdest, wenn jemand in den Raum kommt, dir in einem Satz eine Aufgabe zuteilt und danach ohne weiteren Kommentar sofort wieder zur Tür heraus verschwindet.
Es ist also sinnvoll, dir das vor Augen zu halten. Wenn du direkt nach der Begrüßung nicht gleich zur Sache kommst und stattdessen mit einem eröffnenden Satz "Wie war Ihr Wochenende?" oder "Ich hoffe, es geht Ihnen gut" einsteigst, kann das hilfreich sein, um deinem Gegenüber das Gefühl zu vermitteln, dass du ihn nicht bloß als Punkt auf deiner To-Do-Liste wahrnimmst.
Schritt 2: Danke ihr oder ihm
Nicht nur du investierst Zeit und Mühe in deine E-Mail, auch der/die Empfänger/in hat viel Zeit und Arbeitsaufwand damit verbracht, dir eine zufriedenstellende Antwort zu geben oder ein gutes Ergebnis zu präsentieren. Vielleicht hat er oder sie einen ganzen Nachmittag in eine Recherche gesteckt oder bis spät in die Nacht am Feinschliff einer Präsentation gearbeitet. Doch auch wenn der Aufwand relativ kurz ausfiel, hat es ihn dennoch Zeit gekostet.Bevor du also mit der Tür ins Haus fällst: Bedanke dich für die genommene Zeit und die Mühe, die sie oder er sich gemacht hat. Du zeigst damit, dass du die geleistete Arbeit wertschätzt.
Schritt 3: Hebe einen positiven Punkt hervor
Niemand freut sich über negative oder gar vernichtende Kritik und das Gefühl, sich die Arbeit umsonst gemacht zu haben. Selbst wenn du im ersten Moment die Hände über dem Kopf zusammengeschlagen hast: Etwas Positives, an dem du ansetzen kannst, gibt es fast immer. Gefällt dir das Design der Präsentation oder ist ein Gedanke besonders gut gelungen?Beginne dein Feedback damit! Natürlich ist es wichtig, dass du deinen Punkt auch erst meinst. Es bringt keinem von euch beiden etwas, wenn du ein paar nette Worte um ihrer selbst willen schreibst oder dein Gegenüber so sehr über den grünen Klee lobst, dass er die eigentliche Kritik nicht mehr wahrnimmt.
Schritt 4: Schlage Veränderungen vor, die zu Ergebnissen hinleiten
Andere Menschen wollen nicht nur Veränderungsvorschläge von dir, sie möchten auch wissen, warum du es anders machen würdest. Auch damit vermittelst du deine Wertschätzung ihnen gegenüber. Du nimmst nicht bloß eine Gegenmeinung ein, du trägst konstruktive Kritik bei. Außerdem zeigst du so auch, dass du dein Gegenüber für befähigt hältst, aus deinem Feedback die richtigen Schlüsse zu ziehen und damit das Projekt voranzubringen.Versuche dich kurz zu fassen und sei prägnant. Schreibe nicht nur, was du ändern möchtest, zeige auch gleich, zu welchem Resultat die Veränderung führt. Wenn du mehrere Veränderungen hast, benutze Stichpunkte für eine bessere Übersicht.
Schritt 5: Der richtige Schluss
Beende deine E-Mail nicht einfach direkt nach Veränderungsvorschlägen. Es mag offensichtlich sein, aber ein Satz wie "Falls Sie noch Fragen haben, wenden Sie sich gerne an mich" ist ein weiteres Zeichen des Respektes gegenüber deinem Gesprächspartner und vermittelt Kooperationsbereitschaft. Deine Vorschläge sind Vorschläge und du bist offen für die Meinung der anderen Person.Dann noch eine Grußformel und fertig ist die E-Mail.
Jetzt, wo du eine E-Mail mit konstruktivem Feedback gezaubert hast, lass dir eine Minute Zeit, bevor du sie losschickst. Häufig sind es Kleinigkeiten, die unbewusst den Ton kippen lassen. So kannst du bei einer Aufgabe anstelle "Priorität dringend" lieber "Priorität heute" schreiben. Wenn du sicher bist, den richtigen Tonfall getroffen zu haben, kannst du jetzt auf "Senden" klicken.
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