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| Anna Faber
Wie du deine E-Mails richtig kürzt
Damit sie auch gelesen werden
Wenn du eine E-Mail (oder einen Brief) von einer guten Freundin, von der du schon länger nichts mehr gehört hast, bekommst, kann die Mail (oder der Brief) nicht ausufernd genug sein, schließlich möchtest du alle Neuigkeiten hören, was sie so macht, wie es ihr geht, was sie gerade beschäftigt und was ihre Pläne sind. Im Arbeitsleben sieht es in der Regel anders aus. Den Tag über ist viel zu tun, du hast einen Berg Projekte auf dem Tisch und die Zeit, dich durch eine 4000-Wörter-Mail zu lesen, um eine kleine, aber wichtige Information zu erhalten, hast du nicht. Und natürlich haben die auch deine Konversationspartner nicht. Deine Mails sollten also möglichst auf den Punkt gebracht sein. Und hier liegt der Hund begraben: Wir haben häufig Angst, unfreundlich, zu direkt oder zu fordernd rüberzukommen. "Ich brauche die Statistiken bis heute Mittag", das klingt, nur umrandet von Begrüßung und Schlussformel, eher nicht so höflich.
Also bauschen wir drumherum noch eine Menge Füllwörter und Nettigkeiten, wofür wir zwar mehr Zeit brauchen, aber die Minuten nehmen wir uns gerne, wenn unsere E-Mail dadurch freundlicher wirkt und weniger kalt. Doch der Punkt ist, nicht nur du verschwendest Zeit, die du für ein anderes Projekt dringender bräuchtest, ebenso stiehlst du der Person, die auf eine Antwort wartet, deren Zeit, da er sich zuerst durch einen Wust an Text kämpfen muss, bevor er an die gewünschte Information kommt.
Wie du deine Mails auf das Wichtigste runterkürzen kannst, ohne dabei ungehobelt zu wirken, verraten wir dir hier:
1. Streiche Phrasen und Füllwörter
Sie sind verpönt, ob nun im Schulaufsatz, in der Hausarbeit an der Uni, in der Schreibwerkstatt oder eben in Korrespondenzen: Füllwörter und Phrasen. Es scheint niemanden zu geben, der sie mag und nur in den seltensten Fällen gehen sie als ein Stilmittel durch. Und doch, wir benutzen sie ständig. Wenn wir reden, wenn wir schreiben. "Nur", "etwas", "immer", "wieder", "einmal", "schon", "irgendwie", "nichtsdestotrotz", "wahrscheinlich" – die Liste der Füllwörter ist lang, ebenso die diverser Phrasen: So musst du beispielsweise nicht jede deiner Aussagen mit einem "ich denke" einleiten oder abschließen.Beim Schreiben fallen uns Füllwörter und Phrasen meist nicht ins Auge, deswegen solltest du hinterher sorgsam über deinen Text lesen. Du wirst erstaunt sein, wie viel du streichen kannst. Nicht immer sind sie überflüssig, wenn sie z.B. als Präzisierung oder Einschränkung dienen, doch in den meisten Fällen brauchst du sie nicht und kannst sie streichen.
2. Arbeite mit Aufzählungen
In der Kürze liegt die Würze ist ein Sprichwort, was auf geschäftliche Mails eindeutig zutrifft. Und trotzdem lassen wir uns dazu hinreißen, unsere E-Mails mit Text, Text, Text und noch mehr Text zu füllen, den eigentlichen Punkt aus den Augen und aus dem Sinn zu verlieren, bis ihn dein Mailpartner suchen muss wie die Nadel im Heuhaufen. Um das zu verhindern, können dir Stichpunkte helfen – sie zwingen dich, deine Aussage in eine präzisere, prägnante Form zu bringen. Außerdem sind sie in vielen Fällen übersichtlicher. Du musst nicht deine ganze E-Mail in Stichpunkten formulieren, aber bei einigen Absätzen kann es durchaus Sinn ergeben. Schau deine Mails also auch nach dem Gesichtspunkt durch, ob du den einen oder anderen Absatz mit Hilfe von Stichpunkten komprimieren kannst.3. Querverweise und Verlinkungen
Nicht selten geht viel Zeit bei dem Versuch drauf, eine bestimmte Quelle oder ein bestimmtes Dokument in eigenen Worten zusammenzufassen. Schreibst du eine Hausarbeit, solltest du natürlich nicht seitenweise andere Quellen kopieren oder mit "Das kann woanders nachgelesen werden, deswegen gehe ich nicht mehr darauf ein" auf diese verweisen. Aber nicht immer gilt es, mit Eigenleistung zu glänzen. Fragt ein Kunde nach Informationen, die bereits strukturiert und präzise in einem Dokument zusammengefasst sind oder auf der Website deiner Firma stehen, ist es nicht schlimm, wenn darauf zurückgreifst – das spart nicht nur deine Zeit, sondern auch die des Kunden, der auf die einfachste Weise zusammengefasst bekommt, was er wissen muss.4. Überspring den Smalltalk
Womöglich bereitet dir dieser Punkt die meisten Bauchschmerzen, schließlich willst du nicht als Kundenschreck oder Bürogrinch dastehen. Wir können dich gut verstehen, auch für uns gehört ein höflicher Einstieg in eine Mail dazu, bevor wir zu den "hard facts", dem Geschäftlichen kommen. Sicherlich ist es eine nette Sache, wenn du fragst, wie denn der Urlaub war, bevor du zur Sache kommst. Nur: Wie häufig hast du eine Antwort darauf bekommen? Und von den erhaltenden Antworten: Wie viele davon gingen über ein "Super, vielen Dank!" hinaus? Doch die meisten Leute überspringen diesen Part sowieso. Es ist völlig in Ordnung, deine Mail mit einem "Ich hoffe, Ihnen geht es gut" einzuleiten. Alles darüber solltest du dir jedoch für die die Handvoll an Personen aufbewahren, mit denen du eine etwas persönlichere Geschäftsbeziehung hast. Was Kollegen und Kolleginnen angeht, sofern ihr nicht in gänzlich unterschiedlichen Abteilungen oder gar Städten sitzt, ist das persönliche Gespräch auf dem Flur oder in der Pause sowieso angenehmer als jede Floskel in einer E-Mail.Mit diesen Tipps kannst du deine E-Mails um einiges kürzen. Natürlich gelingt es nicht immer und manchmal gibt es den einen bestimmten Kunden, mit dem du gerne ein paar Worte mehr wechselst. Ziel ist es auch nicht, jede einzelne Mail gänzlich aufs Nötigste zu reduzieren, sondern auf längere Sicht deine Mails effektiver und effizienter zu gestalten.
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