| Finn Brinkmann
Wie du deinem Boss von einem Problem erzählst
Ohne dabei hilflos rüberzukommen
Arbeit könnte so schön sein: Du kommst morgens zu deinem Arbeitsplatz, verlässt ihn gegen Mittag, um eine Pause zu machen und etwas zu essen, kommst dann mit neuem Elan wieder und gehst dann am frühen Abend nach Hause. Dazwischen: Das eine oder andere nette Gespräch mit deinen Arbeitskollegen und selbstverständlich viele Aufgaben und Projekte, die du erledigt oder zumindest vorangetrieben hast. Und je länger du deinen Job machst, desto mehr Routine bekommst du in deinen Abläufen und irgendwann, da läuft es wie von alleine, ganz so, als seist du eine gut programmierte Maschine. Natürlich verlaufen die wenigsten Tage so und das ist einerseits auch gut so, schließlich hat Routine auch immer etwas Einschläferndes und insbesondere, wenn du gerne kreativ bist in deinem Beruf, wirst du hin und wieder auch gerne diese Routine aufbrechen.
Doch nicht immer bereitet das Unvorhergesehene Freude: Probleme tauchen immer wieder mal auf und wollen von dir erledigt werden. Und auch ein Fehler kann sich immer einschleichen. Das ist erstmal kein Grund zur Panik: Fehler machen selbst die klügsten Menschen – oder anders gesagt, besonders die klugen Menschen, da ein Fehler zwangsläufig die Möglichkeit eines Lerneffektes bietet, der dich wachsen lässt. Du musst nur richtig mit ihm umzugehen wissen, dann kann dir der Fehler ein wichtiger Wegbegleiter auf deinem Karriereweg sein. Das Gleiche gilt für ein Problem: Es kann ein Schlüssel für dich sein, denn ein Problem bedarf im Regelfall einer Lösung – und du kannst derjenige sein, der diese Lösung findet und später deinem Chef den Weg dorthin präsentiert.
Aber wenn sich ein Problem partout nicht lösen lassen will? Du sitzt und sitzt da, grübelst und grübelst, tauschst dich mit Kollegen aus, skizzierst und verwirfst, der Lösung näher kommst du damit jedoch nicht. Du weißt zwar, es führt kein Weg daran vorbei, aber statt dich sofort auf den Weg zu machen, verschiebst du den Gang lieber auf dem Nachmittag. Hast du dich dann endlich dazu durchgerungen, doch zu deinem Chef zu gehen, hältst du mit deiner Hand inne und zögerst, an die Tür zu klopfen. Keine schöne Vorstellung, vor deinem Chef zu sitzen und ihm von dem Problem zu beichten. Wer will schon wirken, als habe er seine Arbeit nicht im Griff? Keine Sorge, du musst nicht hilflos wirken, selbst wenn du nicht die perfekte Lösung parat hast. Wir verraten dir, wie deinem Chef von einem Problem erzählst, ohne dabei weniger kompetent zu wirken.
1. Entscheide dich, auf welchem Weg du es ihm mitteilen willst
Das sollte dein erster Schritt sein. Wie willst du es ihm sagen? Schreibst du ihm eine E-Mail oder suchst du doch lieber das direkte Gespräch? Eine E-Mail hat den Vorteil, dass du deinem Chef nicht vor die Augen treten musst, wenn du ihm deine große Schmach erläuterst, allerdings sollte das nicht dein oberstes Entscheidungskriterium sein. Doch ist eine E-Mail nicht nur "Drückeberger"-Weg, sondern kann sich durchaus anbieten. Nur weil ein Problem sich nicht von dir lösen lässt, muss es nicht gleich die Existenz der Firma gefährden, es kann, trotz seiner Unlösbarkeit, auch weniger dringlich sein. Du kannst so alle wichtigen Informationen gebündelt und übersichtlich servieren, die dein Chef braucht, um einen Überblick von der Materie zu bekommen. Außerdem kann er sich in Ruhe darum kümmern, wenn er seine momentane Aufgabe erledigt hat.Aber nicht immer lässt sich ein Problem nach Belieben hintanstellen, sei es, weil es eine schnelle Lösung braucht oder durch seine ausufernde Komplexität mehrerer Nachfragen bedarf. Auch wenn es schwerfallen mag, manches Gespräch führst du lieber von Angesicht zu Angesicht, um ein Problem schnell und verlässlich vom Tisch zu bekommen.
2. Such dir die Fakten zusammen
Vielleicht erinnerst du dich noch an die fünf W-Fragen, die dir in der Schule beigebracht wurden, die dir gestellt werden, wenn du einmal den Notruf rufen musst: Wer? Wo? Was? Wie viele? Warten. Gut, letzteres ist genaugenommen vielmehr eine Anweisung und keine Frage, viel wichtiger jedoch ist der Gedanke dahinter. Den Rettungskräften sollen so viele Informationen wie nur möglich vorliegen, damit sie bestmöglich Hilfe leisten können. Keiner erwartet von dir aber, dass du gleich mit einer Lösung um die Ecke kommst und die Gefahrensituation im Alleingang erledigst.Wenn du zu deinem Chef gehst, um ihm von dem Problem zu erzählen, das du nicht alleine lösen kannst, erhoffst du dir etwas Ähnliches wie eine Rettung, nämlich eine Lösung, am besten schnell und allumfassend, damit das Problem ein für alle Mal aus der Welt geschafft ist. Wenn du ihm das Problem auf den Schreibtisch knallst, ohne ihm eine Einweisung zu geben – Wie kam es zu dem Problem? Hat ein Fehler von dir dazu beigetragen? Wer ist involviert? Benötigt es noch weitere Dokumente oder Akten? –, wird sich dein Chef zwar auch so in die Problematik einarbeiten können, benötigt dafür aber viel, viel mehr Zeit, was beispielsweise dazu führen könnte, dass es auch für ihn zu spät ist, das Problem unter Kontrolle zu kriegen. Und es zeigt dich ganz nebenbei auch nicht von deiner kompetentesten Seite. Gib ihm also so viel wie möglich mit, um das Problem schnellstmöglich zu beseitigen.
3. Erkläre die möglichen Konsequenzen
Wenn der Kaffeevorrat in der Büroküche ausgegangen ist, läufst du nicht direkt zu deinem Chef, da du weißt, wo du Kaffeenachschub herbekommst – eventuell gibt es sogar jemanden, der dafür zuständig ist und an den du dich wenden kannst. Falls du diese Person (noch) nicht kennst, kannst du auch einen Kollegen fragen. Sicherlich, in manchen Büros mag der Kaffeenotstand einem Super-GAU gleichkommen, aber in der Regel sind die Probleme, mit denen du bei deinem Chef aufwartest, von relevanterer Natur und können unangenehme Konsequenzen nach sich ziehen. Auch davon solltest du deinen Chef in Kenntnis setzen. Weshalb muss er Zeit und Mühen in dieses Problem stecken? Was könnte im schlimmsten Fall passieren? Springt ein Kunde ab? Ist der Ruf des Unternehmens in Gefahr?Da deinem Chef daran gelegen ist, dass der Firma kein Schaden entsteht, wird er engagiert an die Lösung des Problems gehen und sich darüber freuen, dass du rechtzeitig zu ihm gekommen bist und nicht erst darauf gewartet hast, bis das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist.
4. Starte keinen Entschuldigungsmarathon
Keine Antwort parat zu haben, wenn eine gebraucht wird, kann ganz schön am Ego nagen. Dich in einer solchen Situation entschuldigen zu wollen, ist eine menschliche Reaktion, die fast schon automatisch abläuft – das heißt jedoch nicht, dass sie auch immer angebracht ist. Du kannst nicht alles wissen, besonders nicht zu Beginn deiner Karriere. Es ist also normal, wenn einmal ein Hindernis auftaucht, für das du den Rat deines Chefs brauchst, um es zu überwinden. Genauso normal ist es, dich mit leichtem Zähneknirschen auf dem Weg zu seinem Büro zu machen, denn niemand gesteht sich gerne ein, dass er gerade nicht weiterweiß. Nur lass dich deswegen nicht zu endlosen Entschuldigungen hinreißen, denn manchmal macht die Verpackung viel aus. Statt also zu sagen: "Es tut mir unheimlich leid, Ihnen auf die Nerven gehen zu müssen, aber ich weiß einfach nicht weiter", sag lieber: "Ich würde mich sehr freuen, wenn Sie mir dabei helfen könnten, wie ich am besten in dieser Situation reagiere."5. Mach dir Notizen
Ein Problem nicht lösen zu können, ist kein Beinbruch. Aber du gehst wahrscheinlich nicht nur zu deinem Chef, damit er ein Problem schnell für dich aus der Welt schafft. Da es dir in den meisten Fällen schon ein bisschen unangenehm ist, bei ihm mit der Bitte um Hilfe aufzuwarten, willst du sicherlich nicht ständig wieder mit dem gleichen Problem bei ihm auftauchen, schließlich wirkst du so garantiert hilflos. Im Idealfall kannst du beim nächsten Mal das Problem ganz von selbst lösen. Auf jeden Fall wirst jedoch mehr Initiative zeigen können. Mach dir am besten gleich Notizen, damit du den Lösungsweg deines Chefs nachverfolgen und immer darauf zurückgreifen kannst, wenn das Problem wieder auftaucht. Natürlich kannst du auch auf dein Gedächtnis vertrauen, aber je komplexer der Lösungsweg ist, desto eher kann es dir passieren, dass du später den einen oder anderen Schritt vergisst, egal, wie simpel und einleuchtend dir die Lösung erschien. Und dann musst du doch wieder bei deinem Chef auf der Matte stehen.Die wenigsten wenden sich gerne an ihren Chef, wenn sie ein Problem haben, das sie nicht lösen können. Aber Rückschläge gehören auch im Berufsleben dazu, ebenso dass dein Chef dir mit seiner Erfahrung und seinem Wissen in schwierigen Momenten unter die Arme greifen kann. Gehst du das Gespräch mit ihm vorbereitet an, wirst du sicherlich angenehm überrascht sein, wie positiv es verläuft.
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