Auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt von heute ist es für Arbeitssuchende von entscheidender Bedeutung, einen Lebenslauf zu verfassen, der mit einem Applicant Tracking System (ATS) kompatibel ist. Da sich viele Unternehmen beim Scannen und Sortieren von Bewerbungen auf automatisierte Systeme verlassen, muss dein Lebenslauf nicht nur für menschliche Augen, sondern auch für diese Computeralgorithmen geeignet sein. Wenn dein Lebenslauf nicht richtig formatiert ist oder nicht die richtigen Schlüsselwörter enthält, wird er möglicherweise nicht einmal von einem menschlichen Personalverantwortlichen gelesen.

In diesem umfassenden Leitfaden erfährst du, was ein ATS-freundlicher Lebenslauf ist, wie du deinen Lebenslauf so strukturieren kannst, dass er erfolgreich ist, und du erhältst Expertentipps, die sicherstellen, dass dein Lebenslauf den ersten ATS-Scan besteht und dich deinem Traumjob einen Schritt näher bringt.

Was ist ein Bewerber Management System?

Ein Applicant Tracking System (ATS) ist eine Art Software, die Unternehmen verwenden, um die große Anzahl von Lebensläufen, die sie erhalten, zu filtern, zu organisieren und zu verwalten. Anstatt dass ein Personalverantwortlicher Hunderte von Lebensläufen durchsucht, scannt das ATS jeden einzelnen nach bestimmten Schlüsselwörtern, Qualifikationen und Formatierungen, die der Stellenbeschreibung entsprechen.

Diese Systeme erleichtern es den Unternehmen, die am besten qualifizierten Bewerber schnell zu ermitteln. Außerdem tragen sie dazu bei, Voreingenommenheit zu verringern, indem sie bestimmte persönliche Merkmale wie Geschlecht, Ethnie oder Alter ignorieren, so dass die Bewerber ausschließlich anhand ihrer Qualifikationen beurteilt werden können.

Die Sache hat jedoch einen Haken: Wenn dein Lebenslauf nicht für ein ATS optimiert ist, kann es sein, dass er das System nicht durchläuft, egal wie qualifiziert du bist.

Die 5 wichtigsten Tipps zum Verfassen eines Bewerber Management System freundlichen Lebenslaufs

Bevor wir uns mit den Einzelheiten der Strukturierung Ihres Lebenslaufs befassen, möchten wir dir fünf wichtige Tipps geben, die du beachten musst, um einen Lebenslauf zu erstellen, der von ATS-Software korrekt gelesen und interpretiert werden kann.

1. Verwende Schlüsselwörter aus der Stellenbeschreibung
Dies ist wohl die wichtigste Regel der ATS-Optimierung. Die Software durchsucht deinen Lebenslauf nach Schlüsselwörtern, die der Stellenbeschreibung entsprechen. Diese Schlüsselwörter beziehen sich auf die Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen, nach denen der Arbeitgeber sucht.

Profi-Tipp: Geh die Stellenbeschreibung durch und such nach Schlüsselwörtern oder Sätzen, die wiederholt oder hervorgehoben werden. Achte darauf, dass diese Schlüsselwörter in deinem gesamten Lebenslauf vorkommen, vor allem in den Abschnitten über Erfahrung, Qualifikationen und in deiner beruflichen Zusammenfassung.

2. Halte ihn einfach und übersichtlich
ATS-Systeme haben Schwierigkeiten mit komplizierten Designs. Um sicherzustellen, dass dein Lebenslauf sowohl für die Software als auch für das menschliche Auge leicht zu lesen ist, solltest ein einfaches, klares Format verwenden. Verwende Standardschriftarten wie Arial oder Times New Roman und vermeide Bilder, Grafiken und übermäßige Formatierungen.

Profi-Tipp: Speicher deinen Lebenslauf im .doc- oder .docx-Format und nicht im PDF-Format, da einige ATS-Systeme Probleme beim Scannen von PDF-Dateien haben.

3. Bleibe bei schwarzem Text
Es mag zwar verlockend sein, deinen Lebenslauf farbig zu gestalten, um ihn hervorzuheben, aber die meisten ATS-Systeme sind für schwarzen Text optimiert. Die Verwendung anderer Farben könnte dazu führen, dass das System Informationen falsch liest oder übersieht.

4. Umgekehrte chronologische Reihenfolge verwenden
Bei der Auflistung deiner Berufserfahrung solltest du immer in umgekehrter Reihenfolge vorgehen. Das bedeutet, dass deine letzte Tätigkeit an erster Stelle stehen sollte, gefolgt von den vorhergehenden. Dieses Format wird nicht nur von ATS-Systemen, sondern auch von Personalchefs bevorzugt.

5. Bleibe bei einem einspaltigen Format
Das ATS scannt deinen Lebenslauf von oben nach unten, daher ist es wichtig, dass dein gesamter Inhalt in eine Richtung fließt. Vermeide die Verwendung von Tabellen oder mehreren Spalten, da dies die Software verwirren kann.

Strukturierung deines ATS-freundlichen Lebenslaufs oder CV

Nachdem du nun mit den grundlegenden Tipps vertraut bist, wollen wir uns nun der eigentlichen Struktur deines Lebenslaufs zuwenden. Ein gut strukturierter Lebenslauf hilft nicht nur den ATS-Systemen, deine Informationen richtig zu analysieren, sondern auch den Personalverantwortlichen, deine Qualifikationen schnell zu verstehen.

Im Folgenden findest du eine Übersicht über die sechs wichtigsten Abschnitte, die enthalten sein sollten:

1. Persönliche Angaben

Ganz oben in deinem Lebenslauf solltest du deine persönlichen Daten angeben:

• Vollständiger Name
• Anschrift
• Telefonnummer
• E-Mail Adresse
• LinkedIn-Profil (optional, aber empfohlen)

Die Angabe des Links zu deinem LinkedIn-Profil kann dazu beitragen, deine Glaubwürdigkeit zu erhöhen, insbesondere wenn dein LinkedIn-Profil mit deinen neuesten Leistungen, Qualifikationen und Empfehlungen aktualisiert wird.

2. Berufliche Zusammenfassung

Dies ist ein kurzer, prägnanter Absatz, der einen Überblick über deine Qualifikationen, Erfahrungen und beruflichen Ziele gibt. Er sollte auf die Stelle, für die du dich bewirbst, zugeschnitten sein und wichtige Sätze aus der Stellenbeschreibung enthalten.

Wenn du dich zum Beispiel für eine Stelle im Kundendienst bewirbst, könnte dein berufliches Resümee so lauten: „Engagierte und kundenorientierte Fachkraft mit mehr als 3 Jahren Erfahrung in der Erbringung qualitativ hochwertiger Dienstleistungen in schnelllebigen Einzelhandels- und Call-Center-Umgebungen. Nachgewiesene Fähigkeit, Kundenprobleme effizient zu lösen und eine Kundenzufriedenheitsrate von 95 % zu erreichen. Ich möchte meine Fähigkeiten zur Problemlösung und zum Aufbau von Beziehungen in das Unternehmen XYZ einbringen."

Beachte, dass die Zusammenfassung Schlüsselwörter wie „kundenorientiert“, „Kundenzufriedenheit“ und „Problemlösung“ enthält, die alle in der Stellenbeschreibung vorkommen könnten.

3. Ausbildung

Der Abschnitt über deine Ausbildung sollte Folgendes enthalten:

• Den Namen der Hochschule
• Ort
• Datum des Besuchs
• Erreichter Abschluss oder Zertifizierung
• Notendurchschnitt (optional, kann aber angegeben werden, wenn er beeindruckend ist)

Wenn du dich für eine Stelle bewirbst, für die dein Bildungshintergrund besonders relevant ist, solltest du auch bemerkenswerte Leistungen oder Kurse erwähnen, die mit der Stelle in Zusammenhang stehen.

4. Berufserfahrung

Führe in diesem Abschnitt deine Berufserfahrung in umgekehrter chronologischer Reihenfolge auf, beginnend mit deiner letzten Stelle. Mach für jede Stelle folgende Angaben:

• Berufsbezeichnung
• Name des Unternehmens
• Standort
• Datum der Anstellung
• 3-5 Aufzählungspunkte, die deine wichtigsten Aufgaben und Erfolge beschreiben

Versuche bei der Beschreibung deiner Zuständigkeiten, deine Leistungen so weit wie möglich zu quantifizieren.

Zum Beispiel:

• „Ich habe täglich über 100 Kunden einen außergewöhnlichen Service geboten und dabei eine Kundenzufriedenheit von 95 % erreicht."


• „Fünf neue Teammitglieder geschult und angeleitet, was zu einer Verbesserung der Teameffizienz um 15 % geführt hat“.

Diese quantifizierbaren Leistungen machen deinen Lebenslauf nicht nur eindrucksvoller, sondern tragen auch dazu bei, dass er sowohl bei ATS-Systemen als auch bei Personalverantwortlichen auffällt.

5. Kompetenzen

Im Abschnitt „Fähigkeiten“ führst du deine Kernkompetenzen auf, die der Stellenbeschreibung entsprechen. Achte darauf, dass diese in direktem Zusammenhang mit der Stelle stehen, für die du dich bewirbst. Beispiele hierfür könnten sein:

• Software für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) (z. B. Salesforce, Freshdesk)
• Zeitmanagement
• Multitasking
• Kommunikation
• Teamzusammenarbeit

Vermeide allgemeine Kenntnisse wie „Microsoft Office“, es sei denn, dies wird in der Stellenausschreibung ausdrücklich erwähnt. Je relevanter deine Fähigkeiten für die Stelle sind, desto größer sind deine Chancen, den ATS-Scan zu bestehen.

6. Zertifizierungen

Gib in diesem letzten Abschnitt alle Zertifizierungen oder Schulungen an, die für die Stelle relevant sind. Achte darauf, dass du Folgendes angibst:

• Den Titel der Zertifizierung oder des Kurses
• Die ausstellende Organisation
• Das Datum, an dem du den Kurs abgeschlossen hast

Zum Beispiel:

• „Customer Service Excellence Zertifizierung - 2023 (Udemy)“
• „Project Management Professional (PMP) - 2022 (PMI)“

Selbst wenn die Zertifizierung nicht direkt mit der Stelle zusammenhängt, kann die Auflistung von Zertifizierungen dein Engagement für kontinuierliches Lernen und Selbstverbesserung zeigen.

Beispiel für einen Bewerber Management System freundlichen Lebenslauf

Fassen wir alle oben genannten Tipps und Strukturen zusammen. Nachfolgend findest du eine vereinfachte ATS-freundliche Lebenslaufvorlage auf der Grundlage der gegebenen Empfehlungen:

[Dein Name]
[Deine Adresse] | [Telefonnummer] | [E-Mail-Adresse] | [LinkedIn-Profil]

Berufliche Zusammenfassung
Kundenorientierte Fachkraft mit mehr als 3 Jahren Erfahrung in der Erbringung qualitativ hochwertiger Dienstleistungen in einem schnelllebigen Einzelhandelsumfeld. Geschickt bei der Lösung von Kundenproblemen und der Verbesserung der Kundenzufriedenheit. Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu bewältigen und dabei ausgezeichnete Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeiten zu besitzen. Möchte zur Mission von XYZ Company beitragen, das Kundenerlebnis zu verbessern.

Ausbildung
Bachelor of Arts in Betriebswirtschaftslehre
[Name der Universität], [Ort]
Abschluss: Mai 2020
NOTENDURCHSCHNITT: 3,7/4,0

Berufserfahrung
Kundenbetreuerin
[Name des Unternehmens], [Ort]
Januar 2021 - Gegenwart

• Außergewöhnlicher Service für mehr als 100 Kunden täglich, mit einer Kundenzufriedenheitsrate von 95 %.
• Schulung und Betreuung neuer Teammitglieder, Steigerung der Teameffizienz um 15 %.
• Schnelle Lösung von Kundenbeschwerden, Verkürzung der Reaktionszeit um 20 %.

Fähigkeiten

• CRM-Kenntnisse (Salesforce, Freshdesk)
• Kommunikationsfähigkeiten
• Zeitmanagement
• Teamzusammenarbeit

Zertifizierungen

• Customer Service Excellence-Zertifizierung - 2023 (Udemy)
• PMP-Zertifizierung - 2022 (PMI)

Abschließende Tipps für deinen ATS-freundlichen Lebenslauf oder CV

Anpassen für jede Stelle: Dein Lebenslauf sollte für jede Bewerbung maßgeschneidert sein. Passe die Schlüsselwörter, Fähigkeiten und die berufliche Zusammenfassung an die Stellenbeschreibung an.

Korrekturlesen auf Fehler: Auch wenn das ATS automatisiert ist, kann ein Tippfehler immer noch Probleme verursachen. Überprüfe alles noch einmal auf seine Richtigkeit.

Überlade nicht mit Schlüsselwörtern: Es ist zwar wichtig, relevante Schlüsselwörter zu verwenden, aber versuche nicht, das System zu überlisten, indem du Schlüsselwörter unnatürlich oft wiederholst. Es muss für menschliche Personalverantwortliche immer noch einen Sinn ergeben.

Wenn du diese Richtlinien befolgst, stellst du sicher, dass dein Lebenslauf nicht nur das Bewerber Management System durchläuft, sondern auch bei den Personalverantwortlichen gut ankommt.

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