Du kennst es sicherlich aus dem Studium: Plötzlich steht die Deadline für eine Klausur, ein Referat oder eine Hausarbeit vor der Tür und du fragst dich, wie es dazu kommen konnte, dass aus einer wochenlangen Frist mit einem Schlag eine Handvoll Tage wurde. Wenn du das Lernen oder Ausarbeiten deiner Arbeit aufgeschoben und stattdessen mit deinen Kommilitoninnen und Kommilitonen trinken warst oder Nachmittage am Badesee verbracht hast, ist das Schwinden der Tage leicht zu erklären – aber natürlich besteht das Studium nicht nur aus Prokrastination und von Semester zu Semester ist es besser abzuschätzen, wie viel Zeit du für deine Ausgaben aufwenden musst und kannst dir einen Plan erstellen, der einigermaßen einzuhalten ist. Und dennoch kommt immer mal wieder etwas dazwischen oder du mit dem zu lernenden Stoff nicht wie gedacht voran, so dass du gegen Ende ins Schwitzen kommst.

Ich habe eine schlechte und eine gute Nachricht für dich. Die schlechte ist: Die wie aus dem Nichts auftauchenden Deadlines verschwinden auch später im Berufsleben nicht. Deine Planung war zu optimistisch gehalten, ein Teamkollege wird überraschend krank oder ein Kunde vergisst es immer wieder, dir wichtiges Material zukommen zu lassen oder ist einfach gar nicht zu erreichen. Mit einem Mal sind die Deadline und deine gesetzten Ziele eigentlich nicht mehr einzuhalten. Und das nervt natürlich. Die gute Nachricht: Du musst nicht in Panik ausbrechen, denn du musst nicht ungebremst in ein schwarzes Loch schliddern und dich dort für ewiglich deines Scheiterns schämen. Stattdessen kannst du eigentlich folgende Schritte befolgen:

1. Finde heraus, wie viel Stress von dir kommt – und wieviel von außerhalb

Du machst deinen Job gern und willst deine Arbeit nicht bloß gut machen, du willst sie so perfekt machen, dass sie am Ende alle beeindruckt. Allein dieser Vorsatz baut einiges an Druck auf. Druck muss nicht immer schlecht sein, sondern kann auch beflügelnd auf dich wirken. Er sorgt jedoch auch manchmal dafür, dass du zu viel willst, dir zu knappe Deadlines oder zu viele Punkte auf deine To-Do-Liste setzt. Oder du feilst tagelang an einem kleinen Detail, das eigentlich schon richtig, richtig gut ist, aber noch ein bisschen besser sein könnte. Während du dein Projekt lieber gestern als morgen fertig hättest, beurteilt dein Chef die Situation womöglich ganz anders und erwartet dein fertiges Projekt erst später, weil er weiß, dass gute Arbeit seine Zeit braucht.
In diesem Fall atme tief durch und gönne dir eine kurze Pause. Mach dir klar, dass die einzige Person, die dir gerade im Nacken sitzt, du selbst bist. Falls du also keine Deadline mit allerhöchster Priorität hast, die keinerlei Aufschub erlaubt, weil beispielsweise ein existenzieller Großkunde daran hängt, nimm dich selbst ein wenig zurück und schau, welche Möglichkeiten es gibt, deine Planung so abzuändern, dass du dir ein wenig Druck von den Schultern nehmen kannst. Es kann auch helfen, zu schauen, welche anderen Aufgaben, die du dir sonst noch auf deine Liste gesetzt hast, du erst einmal hintenanstellen kannst.

2. Schau, ob du etwas ändern kannst

Anders sieht es aus, wenn dir das Ziel extern gesetzt wird, etwa von einem deiner Vorgesetzten oder durch einen Kunden. Hier kannst du nicht einfach nach eigenem Gusto die Planung über den Haufen werfen und den Abgabetermin nach hinten verschieben.

Dass die Deadline unerbittlich näher kommt und du das Gefühl hast, sie nicht einhalten zu können, bedeutet nicht, dass du keine gute Arbeit leistest. Dennoch solltest du überlegen, ob du nicht etwas an deiner Herangehensweise ändern kannst. Hier ist es wichtig, dir wirklich Zeit dafür zu nehmen und zu schauen, in welchen Punkten du an deiner Arbeitsweise und an deinen Methoden arbeiten kannst, denn wenn wir ehrlich sind, reden wir uns häufig ein, alles Mögliche versucht zu haben, ohne am Ende eine andere Taktik entwickelt zu haben, uns einem Problem zu nähern. Also, wie gesagt: Nimm dir Zeit, damit du die Problemlösung nicht bloß nach demselben Schema versuchst und stattdessen auch wirklich etwas änderst.

Das müssen nicht einmal weltbewegende Veränderungen sein: Vielleicht musst du nur deine To-Do-Liste für das Projekt anders aufziehen, oder, wenn du sonst weniger strukturiert arbeitest, anfangen, mit einer To-Do-Liste zu arbeiten. Vielleicht fehlt dir in einem bestimmten Punkt auch das richtige Wissen, um weiterarbeiten zu können – hier musst einen Schritt zurückmachen und diese Wissenslücke füllen, bevor du weitermachen kannst. Vielleicht musst du auch jemand anderes um Hilfe bitten.
Was es auch ist, du solltest hierbei ehrlich mit dir sein, denn nur so kannst du das Problem angehen und das Tempo anziehen.

3. Kommuniziere, dass und woran es hakt

Dieser Punkt ist in der Regel der schwierigste, besonders bei Berufseinsteigern. Es ist nicht nur wichtig, herauszufinden, was du ändern kannst, es ist ebenfalls wichtig, alle, die es betrifft, von diesen Änderungen in Kenntnis zu setzen und somit auf den neusten Stand zu bringen, z.B. in einem Meeting oder per E-Mail. Dabei geht es nicht darum, möglichst viel Zeit herauszuschlagen, um die Deadline nach hinten schieben zu können, oder Hilfe zu erfragen. Präsentiere den anderen deinen veränderten Zeitplan und, sofern es relevant sein sollte, gleich auch Lösungsvorschläge. Das macht es nicht nur für alle einfacher, Vorschläge zu äußern, es zeigt auch, dass du ganz bei der Sache bist und alles in deiner Macht stehende tust, um schnellstmöglich wieder zurück in die Spur zu kommen und Zeit aufzuholen.

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