| Finn Brinkmann
4 Dinge, die du versuchen kannst, wenn du keine Antwort auf deine E-Mails bekommst
Sofern du denn eine Antwort möchtest natürlich
Im Arbeitsleben gibt es viele Dinge, die sehr irritierend für dich sein können. Bei manchen lernst du schnell, ihnen mit einem Schulterzucken zu begegnen und weiter deine Projekte voranzutreiben. Doch an einige Dinge gewöhnst du dich nicht so schnell. Eines der größten Ärgernisse im Büroalltag: Das Schweigen im Mail-Postfach. Du bekommst einfach keine Antwort auf deine E-Mails und du weißt auch nicht genau, wieso. Du verfasst sie sehr höflich und zuvorkommend, fragst den Empfänger nach seinem Befinden und wünschst ihm einen schönen Tag, bringst dabei dein Anliegen jedoch auf den Punkt, ohne ausschweifend zu werden, und die Adresse ist auch die Richtige. Schließlich hast du sie eben zum sechsten Mal überprüft und es ist auch nicht der erste Kontakt mit der Person.
Nicht jede Mail erfordert zwingend eine Resonanz deinerseits, meist reicht es, sie lediglich zu registrieren, da sie dir beispielsweise den Eingang deiner Mails bestätigen. Aber viele Mails erfordern auch eine Reaktion von dir, da sie dir wichtige Fragen stellen, du um etwas gebeten wirst oder jemand eine Auskunft von dir möchte. Und natürlich antwortest du darauf, nicht nur deiner guten Kinderstube wegen, sondern auch, da du ebenfalls gerne eine Antwort erhieltest, wenn du anderen eine Frage stellst.
Und trotzdem: Dein Postfach bleibt weiterhin gähnend leer. Du musst der traurigen Wahrheit ins Auge schauen: Deine Mail-Partner schreiben dir einfach nicht. Irritierend, nicht wahr? Und frustrierend. Vielleicht halten sie es nicht für nötig, dir auf deine Mails zu antworten, vielleicht ging es im geschäftigen und vollgepackten Arbeitsalltag auch einfach unter. Und mal ehrlich: Auch du scannst wahrscheinlich die eingegangenen Mails nach Wichtigkeit und lässt die nicht ganz so wichtigen Mails erst einmal liegen. Und bestimmt ist dir auch schon mal die eine oder andere durchgerutscht.
Aber keine Sorge, die Zeiten, in denen du resigniert auf deinen Bildschirm starrtest, in der Hoffnung, endlich eine neue ungelesene Mail auftauchen zu sehen, um dann doch nur das unheimliche Rauschen des Nichts zu hören, sind vorbei. Wir verraten dir vier wertvolle Tipps, was du tun kannst, wenn du denkst, auf dem Mailwege ignoriert wirst.
1. Setz eine Deadline
Es mag dir so vorkommen, als schriebest du nur wieder eine weitere Mail, die keinerlei Widerhall in deinem Postfach erzeugt, schließlich fügst du ihr nur eine Frist hinzu. Ganz von der Hand zu weisen ist es nicht, denn eine Deadline bedeutet nicht, dass dir nun pflichtbewusst alle antworten. Aber es ist eine gute Strategie, Personen auf dem Stand deiner Arbeit und Projekte zu halten, und dir die Möglichkeit zu geben, weiterzumachen, ohne Ewigkeiten auf eine Rückmeldung zu warten, die vielleicht nicht kommt. Dafür ist nur ein klitzekleines Detail von Nöten: Setze nicht bloß eine schnöde Deadline, sondern stelle sicher, ihr Ablaufen als automatische Zustimmung zu definieren. Z.B.: "Wenn ich bis zum 4. Juli nichts von Ihnen gehört habe, mache ich mit der Präsentation weiter, wie sie ist."Vielleicht bekommst du noch immer keine Rückmeldung. Dafür kannst du aber dein Projekt wie geplant fortführen.
2. Ändere deine Strategie
Du möchtest einen Wandel in deiner Korrespondenz mit beruflichen Kontakten. Aber viele Menschen wollen eine Veränderung, ohne etwas zu tun. Wenn du möchtest, dass sich etwas ändert, ist es wenig zielführend, alles weiterzumachen wie bisher und darauf zu hoffen, dir anderen mögen doch endlich ihr Verhalten ändern. Du bist ganz allein dafür verantwortlich, was du tust, und wenn du hart an dir arbeitest, wirst du auch erreichen, was du dir vorgenommen hast. Du musst nur wissen, wie du ans Ziel kommst. Es kann dir keiner vorwerfen, dass du versuchst, ausgetretene Pfade zu verlassen.Und eigentlich ist es ganz einfach. Gehst es dir wirklich darum, eine Mail auf deine Anfrage zu bekommen? Natürlich nicht. Die Mail, auf die du wartest, ist nur Mittel zum Zweck. Was du willst, ist eine Antwort. Bei den unzähligen Stunden, die wir vor dem Computer verbringen, vergessen wir manchmal eine einfache Tatsache: Eine E-Mail ist nur einer von vielen Kommunikationswegen. Du bekommst auf dem digitalen Wege einfach keine Antwort zurück? Greif zum Telefon und ruf die Person an. Sitz sie im gleichen Gebäude, erheb dich von deinem Platz und mach dich auf die Suche nach dem anderen Büro. Und falls du es gar nicht finden solltest, gibt es bestimmt einen Empfang und ein Sekretariat, wo du nachfragen kannst. Wenn die Antwort noch etwas Zeit hat, kannst es auch mit einer analogen E-Mail versuchen: dem Brief.
Du siehst, wenn du per Mail keine Rückmeldung bekommst, gibst es genug andere Wege, jemanden zu kontaktieren.
3. Such dir wen Neues
Aber natürlich passiert es hin und wieder, dass du alles versuchst hast – E-Mails, Post, Telefonat, Brieftauben –, deine Kontaktperson aber einfach nicht erreichst. Entweder ist sie nicht auffindbar oder hat immer zu tun, wenn du versuchst, sie zu kontaktieren. Du hast nun zwei Möglichkeiten: Verzweifeln oder die Person gehen zu lassen. Brauchst du die Antwort wirklich unbedingt von dieser einen bestimmten Person? Oder gibt es jemand anderes, die oder den du kontaktieren kannst? Aber selbst, wenn du die Rückmeldung von einer bestimmten Person brauchst – es gibt sicherlich jemand in deren Firma, der dir dabei helfen kann, den Kontakt herzustellen und dich an dein Ziel zu bringen.Wenn du deine Antwort ohne Umwege und langes Warten haben möchtest, ist nichts falsch daran, dir sie aus einer anderen Quellen zu suchen – und wer weiß, vielleicht ist deine vorige Ansprechpartnerin oder dein voriger Ansprechpartner sogar froh, diese lästige Aufgabe endlich vom Tisch zu haben.
4. Lass los
Manchmal – selten, aber es kommt doch vor – ist alle Liebesmühe, die du in den Versuch gesteckt hast, eine einfache Antwort auf deine Mail zu bekommen, vergebens. Es ist, als gäbe es deinen Ansprechpartner gar nicht und keiner sagt es dir. Manchmal ist es eben so.In solchen Momenten ist es wichtig, die Wirklichkeit zu akzeptieren und loszulassen. Wenn du alles und noch mehr versucht hast und einfach zu keinem Ergebnis kommst, ist es besser, mit deinem eigentlichen Projekt weiterzumachen, statt dich damit aufzuhalten, auf eine Antwort zu warten, von der du sowieso weißt, dass du sie in diesem Leben nicht mehr bekommen wirst. Es ist absolut in Ordnung, damit abzuschließen. Es mag frustrierend sein, aber noch frustrierender ist es, wenn du dein Projekt beim Warten völlig aus den Augen verlierst.
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