| Alina Weise
5 Produktivitätshacks, die du vermasselst (und wie du es besser machst)
Es ist kein Geheimnis, dass fast jeder Berufstätige auf der Suche nach den besten Produktivitäts-Hacks ist. Ob es nun um Tipps geht, wie man E-Mails schneller beantwortet oder um Lösungen, wie man seinen Zeitplan effizienter nutzen kann - die Menschen haben verschiedene Ideen, wie man die Arbeitszeit, die man für so ziemlich alles braucht, verkürzen kann.
Aber hast du trotz aller Ratschläge schon einmal einige dieser magischen Produktivitätshacks ausprobiert und festgestellt, dass sie dir nicht im Geringsten geholfen haben? Wenn ja, hier ist die harte Wahrheit: Vielleicht hast du es falsch gemacht.
Du bist dir nicht sicher, was du verbessern kannst? Im Folgenden findest du fünf Möglichkeiten, wie du gängige Produktivitäts-Hacks komplett vermasselst – und wie du deine Fehler beheben kannst.
1. Eine zu lange To-Do Liste erstellen
Es lässt sich nicht in Worte fassen, wie oft mir Menschen gesagt haben, dass eine Aufgabenliste für sie einfach nicht funktioniert. Wenn ich sie frage, was sie an Aufgabenmanagern oder Listen stört, lautet die übliche Antwort: „Ich habe einfach nie das Gefühl, dass ich alles auf der Liste erledigt habe.“
Wenn das bei dir der Fall ist, kannst du mir glauben, dass es eine einfache Lösung dafür gibt.
Versuche stattdessen dies
Es gibt zwar viele verschiedene Theorien über die Länge und Intensität von täglichen und wöchentlichen To-Do Listen, aber es ist besser, zwei oder drei große Aufgaben und ein paar kleinere Aufgaben zu erledigen als eine Liste mit 20 Dingen, die bis zum Sonnenuntergang erledigt sein müssen.
Wenn es für dich neu ist, eine Aufgabenliste zu erstellen, fang klein an (nur vier oder fünf Aufgaben pro Tag) und verwende ein einfaches Tool oder eine App, um deine Aufgaben aufzuschreiben (z.B. eine App oder einfach eine herkömmliche Papierliste). Für alles andere führe ich in der Erinnerungs-App meines MacBooks eine separate Registerkarte für Aufgaben, die zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden müssen, damit ich mich nur auf das konzentrieren kann, was an einem bestimmten Tag oder in einer bestimmten Woche am wichtigsten ist. Ich würde empfehlen, etwas Ähnliches zu tun, unabhängig davon, ob du eine Papierliste oder eine digitale Liste hast.
2. Einen „normalen" Schlafrhythmus einhalten
Experten sprechen ständig davon, wie wichtig Schlaf ist und wie wichtig es ist, früher ins Bett zu gehen, aber viele Menschen, die das ausprobieren, stellen fest, dass sie eher erschöpft als ausgeruht sind. Wie kannst du die benötigten Stunden Schlaf bekommen und trotzdem sicherstellen, dass es sinnvoll ist?
Versuche dies
Sicher, das alte Sprichwort „Früh ins Bett, früh aufstehen" funktioniert für manche Menschen, aber es fühlt sich nicht für jeden so an. Anstatt sich also an die alten Vorstellungen von „normalen" Schlafzeiten zu halten, solltest du das beste System für dich und deinen Zeitplan finden. Wenn du z.B. das Gefühl hast, dass du in den frühen Morgenstunden am produktivsten bist, machst du ein Nickerchen gegen Mittag, wachst auf und machst dann irgendwann im Laufe des Tages ein weiteres Nickerchen, um den fehlenden Schlaf nachzuholen.
Du bist dir nicht sicher, wie du deine ideale Schlafzeit und Schlafmenge finden kannst? Es gibt einige verrückte Vorschläge (einige beinhalten, dass man sich in eine abgelegene Hütte ohne Strom einschließt, um einen natürlichen Zyklus zu erreichen), aber mit ein wenig Planung und ein wenig Mathematik kann man es schaffen. Experten für Schlaflosigkeit empfehlen, siebeneinhalb Stunden zu schlafen und den Schlafplan um 15 Minuten zu verschieben, je nachdem, wie man sich fühlt.
3. Abgelenkt sein beim Beantworten von E-Mails
Eines der größten Ärgernisse für Berufstätige ist die ständige Flut von E-Mails, die eintrifft. Viele haben daher den Trick angewandt, Zeit speziell für die Beantwortung von Nachrichten einzuplanen, anstatt einfach nur zu antworten, wenn sie den ganzen Tag über eingehen.
Trotz dieser Taktik hat man jedoch oft das Gefühl, dass man in der Zeit, die man für die Beantwortung von E-Mails einplant, nicht viel schafft. Was also tun?
Versuche stattdessen dies
Was ist einer der größten Produktivitätskiller, insbesondere im Bereich der E-Mail-Beantwortung? Ablenkungen. Da die Bearbeitung deines Posteingangs in der Regel eine langweilige Aufgabe ist, ist es leicht, währenddessen dein Telefon zu überprüfen oder mit Kollegen zu sprechen. Diese kleinen und scheinbar harmlosen Ablenkungen hindern dich jedoch in Wirklichkeit daran, deine Arbeit zu erledigen.
Such dir stattdessen einen ruhigen Ort, an dem du deine Mails zu einem bestimmten Zeitpunkt prüfst und schalte deine Benachrichtigungen (und sogar dein Telefon, wenn möglich) aus, während du dabei bist.
4. Zu viel Ordnung machen
Du beschließt eines Tages, dass du einen aufgeräumten Arbeitsplatz brauchst und räumst alles in Schubladen ein, ordnest alle Papiere neu ein und wirfst die Hälfte der Dinge auf deinem Schreibtisch weg.
Ein paar Tage später stellst du jedoch fest, dass du nicht mehr weißt, wo alles ist und dass du bei deinem Aufräumspaß vielleicht sogar einige wichtige Dokumente weggeworfen hast
Versuche stattdessen dies
Innerhalb von zwei Sekunden von Null auf 60 zu kommen, kann einen ganz schön verwirren, vor allem, wenn es um die Organisation geht. Anstatt also dein gesamtes Berufsleben in wenigen Stunden komplett aufzuräumen, solltest du dir über mehrere Tage oder Wochen hinweg Zeit nehmen, um dich zu organisieren.
Fang zum Beispiel mit dem riesigen Stapel verschiedener Dokumente an, der auf deinem Schreibtisch liegt, seit du deinen jetzigen Job angetreten hast. Nimm dir die Zeit, sorgfältig zu überlegen, wie du all diese Dokumente aufbewahren willst (Aktenschrank? Schreibtisch-Organizer?), bevor du anfängst aufzuräumen und Dinge wegzuwerfen.
Wirf die Dinge, die du auf den „Wegwerf"-Stapel gelegt hast, erst ein paar Tage nach dem Aufräumen weg, um sicherzustellen, dass du alles hast, was du brauchst.
5. Das Herunterladen von zu vielen Apps
Es ist schon komisch: Je mehr Produktivitäts-Apps du auf dein Telefon oder deinen Computer lädst, desto unproduktiver wirst du. Dies ist einer der einfachsten Produktivitäts-Hacks, die man falsch machen kann, aber er ist auch unglaublich einfach zu beheben.
Versuche stattdessen Folgendes
Überdenke deine Produktivitäts-Apps genau, wäge die Vor- und Nachteile der jeweiligen App ab und konzentriere dich darauf, deine Nutzung dieser App im Laufe der Zeit zu verbessern.
Stell dir zum Beispiel, du bist auf der Suche nach einer App zur Organisation von Dokumenten. Verbringe einige Zeit damit, nach Anwendungen zu suchen, die von anderen empfohlen (und nicht empfohlen) werden, recherchiere die besonderen Merkmale dieser Anwendungen und wenn du sie schließlich herunterlädst, plane Zeit ein, um mehr darüber zu lesen, wie du das Beste aus dieser einen Anwendung herausholen kannst.
Meiner Erfahrung nach hat die Investition von mehr Zeit und Energie in die Nutzung einer einzelnen App dazu geführt, dass ich nicht nur über eine ganze Reihe von Anwendungen verfüge, die ich tatsächlich mag und vollständig nutze, sondern auch weiß, wie ich alle Funktionen jeder einzelnen meiner Apps nutzen kann.
Der größte Fehler, den die Leute bei Produktivitäts-Hacks machen, ist, dass sie nicht bewusst darüber nachdenken, wie sie sie einsetzen. Man geht davon aus, dass man, weil man etwas Neues ausprobiert, die größtmögliche Wirkung erzielt, ohne sich allzu sehr anstrengen zu müssen und das ist selten der Fall.
Vergiss nicht, dass Produktivitäts-Hacks zwar hilfreich sein können, aber nicht immer ihre Magie entfalten.
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