| Anna Faber
Beat the Robots
Wie du deinen Lebenslauf am System vorbei und in menschliche Hände bringst
Fühlt sich die Jobsuche manchmal so an, als würdest du Lebensläufe und Anschreiben direkt in den Papierkorb werfen? Du fragst dich vielleicht, ob deine Bewerbungen überhaupt gelesen werden.
Vielleicht hast du schon gehört, dass computergestützte Lebenslaufscanner Bewerbungen ablehnen, bevor sie überhaupt in menschliche Hände gelangen. Und ja – bei vielen Unternehmen, die viele Bewerbungen erhalten, ist dies auch der Fall.
Das Internet hat die Arbeitssuche vollständig verändert. Längst vorbei sind die Zeiten, in denen du direkt das Unternehmen betrittst und darum bittest, mit dem Manager zu sprechen. Stattdessen bewirbst du dich online - was für alle Beteiligten ein zweischneidiges Schwert ist. Da du keine Bewerbungen mehr physisch ausfüllst und abgibst oder Lebensläufe und Anschreiben per Post versendest, kannst du dich auf viel mehr Stellen bewerben. Aber das kann jeder. Dies bedeutet, dass eine offene Stelle viel mehr Bewerbungen erhalten kann, als Unternehmen die Ressourcen zum Lesen haben.
Daher verwenden Personalchefs und Personalvermittler häufig ein Bewerber-Tracking-System (ATS – Applicant Tracking System) – eine Software, die ihnen hilft, Bewerbungen zu organisieren und sicherzustellen, dass ihnen keine Bewerbungen durchrutschen. Wenn du dich nach 2008 auf eine Stelle beworben hast, hat deine Bewerbung sehr wahrscheinlich schon ein ATS durchlaufen. Laut einer Studie verwenden über 98 % der Fortune-500-Unternehmen irgendeine Art von ATS. Jedes Mal, wenn du dich über ein Online-Formular oder -Portal auf eine Stelle bewirbst, läuft deine Bewerbung mit ziemlicher Sicherheit durch ein ATS.
Aber ein ATS kann mehr als nur Bewerbungen verfolgen – es kann auch als Filter fungieren, jeden eingereichten Lebenslauf analysieren und nur die relevantesten, qualifizierten Stellensuchenden an einen Personalchef oder Personalvermittler weiterleiten. Das ist die Technologie zum Scannen von Lebensläufen, von der du wahrscheinlich schon gehört hast.
Glücklicherweise ist es viel einfacher, am ATS vorbeizukommen, als du vielleicht denkst. Befolge diese Gebote und Verbote, um einen ATS-freundlichen Lebenslauf zu erstellen, der sich durchsetzen und auch den Personalchef beeindrucken wird.
1. Bewirb dich nur auf Stellen, für die du qualifiziert bist
ATS haben einen schlechten Ruf als „Roboter“, die zwischen dir und deinem neuen Job stehen. Und wenn man hört, dass Personalvermittler sich in den meisten Fällen nur 25 % der Bewerbungen durchlesen, die sie für die Stellen erhalten haben, verstärkt sich dieser Eindruck. Aber der wirkliche Grund dahinter ist die Tatsache, dass die meisten Kandidaten gar nicht qualifiziert sind. Einige sind sogar völlig ungeeignet, weshalb es nur fair ist, dass das ATS diese Bewerbungen streicht.
Stell also in erster Linie sicher, dass du wirklich für die Stellen qualifiziert bist, auf die du dich bewirbst. Das bedeutet nicht, dass du jede einzelne Berufsqualifikation erfüllen musst oder dich nur auf eine Stelle bewirbst, wenn du den traditionellen Hintergrund dafür hast. Solange du aber nicht über die Kernkompetenzen verfügst, die für die Ausführung eines Jobs erforderlich sind, solltest du besser nicht deine Zeit oder die eines Personalvermittlers verschwenden.
2. Bewirb dich nicht auf unzählige Stellen im selben Unternehmen
Ein Bewerber-Tracking-System ermöglicht es Personalvermittlern auch, alle Stellen zu sehen, auf die du dich in diesem Unternehmen beworben hast. Wenn du dich auf mehrere Stelle bewirbst, kann ein Personalvermittler nicht wissen, woran du tatsächlich interessiert bist oder ob du dir deiner Fähigkeiten bewusst bist.
Wenn ein Unternehmen zwei sehr ähnliche Stellen offen hat, bewirbst du dich unbedingt auf beide. Oder wenn du ein breites Spektrum an Fähigkeiten und Interessen hast und in zwei sehr unterschiedlichen Rollen gleichermaßen glücklich wärst, dann kannst du dich für beide bewerben – aber du passt deinen Lebenslauf auf die jeweilige Stelle an.
Im Allgemeinen solltest du dich aber nicht gleichzeitig auf eine Einstiegsposition und eine Position auf Direktorenebene oder eine Verkaufsposition und eine Position im Videoschnitt bewerben. Und du solltest dich definitiv nicht auf jede offene Stelle eines Unternehmens bewerben. Das zeigt nur, dass du dir nicht die Zeit genommen hast, darüber nachzudenken, was die richtige Rolle für dich ist – und ein Personalvermittler wird sich wahrscheinlich nicht die Zeit nehmen, das für dich zu tun.
3. Schließe die richtigen Schlüsselwörter ein
Im Kern ist das, was jedes Bewerber-Tracking-System macht, wenn es einen Lebenslauf „liest“, dasselbe, was eine Person tun würde: Es scannt nach Schlüsselinformationen, um herauszufinden, ob du zum Unternehmen und den Stellenangeboten passt. ATS-Algorithmen unterscheiden sich nicht sehr von den menschlichen Algorithmen, sie suchen alle nach den gleichen Dingen. Wenn es also darum geht, einen Lebenslauf zu schreiben, der es durch ein ATS schafft, solltest du sicherstellen, dass die wichtigsten Informationen vorhanden und leicht zu finden sind.
Das ATS grenzt einen Bewerberpool unter anderem durch die Suche nach bestimmten Schlüsselwörtern ein. Es ist wie eine Google-Suche in einem viel kleineren Maßstab.
Der Personalvermittler oder Einstellungsmanager kann entscheiden, nach welchen Schlüsselwörtern gesucht werden soll – normalerweise nach den Fähigkeiten, Qualifikationen, Erfahrungen oder Qualitäten, die für die Ausführung der Stelle am wichtigsten sind. Für Einstiegspositionen können dies bestimmte Hauptfächer bedeuten, während es für eine technische Position bestimmte Programmiersprachen sein können.
Wenn du also am ATS vorbeikommen willst, musst du die wichtigen Schlüsselwörtern in deinen Lebenslauf aufnehmen. Tipp: Achte dabei auf die Hard Skills, die mehr als einmal in einer Jobausschreibung auftauchen und ganz oben in den Anforderungen und Aufgaben erwähnt werden. Hard Skills umfassen Arten von Software, Methoden, Sprachen und andere Fähigkeiten, die leichter zu quantifizieren sind. (Das wichtigste Schlüsselwort könnte sogar die Berufsbezeichnung selbst sein!)
Abhängig von deiner Branche können auch bestimmte Abschlüsse und Zertifizierungen wichtige Schlüsselwörter sein. Gerade in Bereichen wie Krankenpflege und Lehramt, in denen eine staatliche Zulassung erforderlich ist, wollen Arbeitgeber auf einen Blick wissen, dass du den Job, für den du dich bewirbst, legal ausüben darfst.
Hinweis: In einigen Fällen erkennt und zählt ein ATS-Scan nach Schlüsselwörtern nur exakte Übereinstimmungen. Wenn du also die richtigen Erfahrungen hast, sie aber in einer anderen Sprache schreibst, als das System sucht, gehörst du vermutlich nicht zu den qualifizierten Bewerbern. Du schriebst zum Beispiel, dass du ein „Dipl.-Soz.-Arb.“ bist, aber wenn das ATS nach „Diplomsozialarbeiter“ sucht, könnte es deinen Lebenslauf ignorieren. (Schreibe sicherheitshalber den vollständigen Namen aus und setze dann die Abkürzung in Klammern.) Oder wenn du geschrieben hast, das du „ein Excel-Experte“ bist, das ATS jedoch jemanden sucht, der „Erfahrung mit Tabellenkalkulationen“ hat, wird dein Lebenslauf vielleicht nie zum Personalchef gelangen. Passe deine Formulierung im Zweifelsfall an die Stellenbeschreibung an, da das ATS sehr wahrscheinlich danach sucht.
4. Setze deine Schlüsselwörter in Kontext
Bewerber-Tracking-Systeme können erkennen, dass eine Schlüsselqualifikation oder -erfahrung vorhanden ist. Aber die Stärke und den Wert dieser Erfahrung zu interpretieren, ist immer noch Sache der Menschen. Und die Menschen wollen sehen, wie du deine Fähigkeiten eingesetzt hast.
Es ist für einen Personalvermittler offensichtlich, wenn du ein Keyword in deinen Lebenslauf eingearbeitet hast, weil es in der Anzeige stand, ohne es an eine bestimmte persönliche Leistung zu binden – und es bringt dir keine Punkte ein. Anstatt dich darauf zu konzentrieren, eine Stellenbeschreibung wiederzukäuen, konzentriere dich auf deine Leistungen.
Denke außerdem daran, dass du nicht der einzige sein wirst, der diese wichtigen Schlüsselwörter zum Lebenslauf hinzufügt. Wenn alle die gleichen Stellenbeschreibungen und die gleichen Schlagworte verwenden, was wird dich dann von der Masse abheben? Richtig – deine Errungenschaften, die einzigartig für dich sind.
Wenn du deine aktuellen und früheren Positionen beschreibst, musst du sicherstellen, dass deine Aufzählungspunkte tatsächlich Errungenschaften sind. Und verwende Zahlen und Metriken, um sie zu untermauern. Anstatt Personalvermittlern und Personalchefs nur zu sagen, dass du über eine Fähigkeit verfügst, zeige ihnen, wie du sie eingesetzt hast und welche Ergebnisse erzielt wurden.
5. Versuche nicht, das ATS auszutricksen
ATS haben eine ganze Reihe neuer Probleme mit Bewerbern aufgeworfen, die versuchen, das System zu betrügen. Möglicherweise bist auch du auf Ratschläge gestoßen, wie du deinen Lebenslauf optimieren kannst, um ein Bewerber-Tracking-System zu täuschen – indem du Schlüsselwörter in Weiß einfügst, die gesamte Stellenbeschreibung in Weiß einfügst, die Schlüsselwörter so oft wie möglich wiederholst oder einen Abschnitt mit der Bezeichnung „Schlüsselwörter“ hinzufügst, in dem du verschiedene Wörter aus der Stellenbeschreibung kopierst.
Mach nichts davon!
Alle Tricks, die mit dem Einfügen von Schlüsselwörtern in Weiß zu tun haben, werden sofort entdeckt, da das ATS am anderen Ende alle Texte in derselben Farbe anzeigt. Selbst wenn dies dazu führt, dass deine Bewerbung einem menschlichen Personalvermittler angezeigt wird, wird dieser sehen, dass du den vollständigen Text der Stellenbeschreibung hinzugefügt oder einfach irgendwo „Sales Sales Sales“ geschrieben hast. Sie werden so schnell wie möglich zum nächsten Kandidaten übergehen. Du beweist so nicht nur, dass du für den Job nicht qualifiziert bist, sondern zeigst auch, dass du betrügst, um weiterzukommen!
Wenn du erwägst, einen „Schlüsselwort“-Abschnitt hinzuzufügen, denke daran, dass ihm jeglicher Kontext fehlt. Wenn du nicht auch deine Erfahrung zu der jeweiligen Fähigkeit mitteilen kannst, gehört sie wahrscheinlich nicht in deinen Lebenslauf - und wenn dies auf eines der Hauptschlüsselwörter zutrifft, ist es nicht der richtige Job für dich. Was du jedoch machen kannst, ist eine stichwortreiche Zusammenfassung des Lebenslaufs – keine objektive Aussage – einzufügen, die deine Fähigkeiten am Anfang deines Dokuments prägnant in einen Kontext stellt.
Achte auch darauf, dass du deinen Lebenslauf nicht nur mit Schlüsselwörtern vollstopfst. Du kannst ein Schlüsselwort so oft verwenden, wie du magst, solange es im richtigen Kontext verwendet wird, der es für die Stellenbeschreibung relevant macht. Aber wenn du einfach nur überall zufällig Schlüsselwörter nennst, schaffst du es vielleicht am ATS vorbei, nur um einen Personalvermittler oder Personalchef mit einem Lebenslauf voller Unsinn zu irritieren.
6. Wähle den richtigen Dateityp
In der großen Debatte über Dateitypen von Lebensläufen gibt es nur zwei wirkliche Konkurrenten: docx vs. pdf. Während PDFs dein Format insgesamt am besten intakt halten, wird das .docx-Format von ATSs am genauesten analysiert. Wenn du also am ATS vorbeikommen möchtest, verwende eine .docx-Datei. Aber befolge auch die Anweisungen (wenn das Listing nach einem bestimmten Dateityp fragt, gibst du es ihnen!) und halte dich an die Anweisungen (wenn ein Posting sagt, dass ein PDF in Ordnung ist, dann ist es in Ordnung).
Und wenn du in Erwägung ziehst, einen Online-Lebenslaufersteller zu verwenden, prüfst du zunächst, welchen Dateityp er ausspuckt – einige werden deinen Lebenslauf als Bild generieren (z. B. .jpg oder .png).
Profi-Tipp: Wenn du nicht über Microsoft Word oder ein anderes Programm verfügst, das deinen Lebenslauf in .docx oder .pdf konvertieren kann, kannst du Google Docs verwenden, um deinen Lebenslauf zu erstellen und ihn dann in beiden Formaten kostenlos herunterladen.
7. Mache deinen Lebenslauf einfach zu scannen (von Robotern und Menschen)
Du musst nicht nur sicherstellen, dass dein Lebenslauf den richtigen Inhalt für ein Bewerber-Tracking-System hat, du musst auch darauf achten, dass das ATS diese Informationen sinnvoll verarbeitet und sie der Person am anderen Ende in lesbarer Form übermitteln kann.
Glücklicherweise ist die ATS-freundliche Formatierung von Lebensläufen der Formatierung von Personalvermittlern sehr ähnlich. Wie ein Mensch liest das ATS von links nach rechts und von oben nach unten, also denke daran, wenn du deinen Lebenslauf entsprechend formatierst. Zum Beispiel sollten dein Name und deine Kontaktinformationen ganz oben stehen und dein beruflicher Werdegang mit deiner letzten oder aktuellen Position beginnen. Es sollte keine Überraschungen darüber geben, wo Informationen sein sollen.
Unter den drei gängigen Lebenslaufformaten, aus denen du wählen kannst – chronologisch, kombiniert und funktional – sind ATS so programmiert, dass sie die ersten beiden bevorzugen. Personalvermittler bevorzugen ebenfalls chronologische und kombinierte Formate. Ohne einen klaren Arbeitsverlauf, aus dem sie schöpfen kann, weiß die Software nicht, wie sie verschiedene Textabschnitte sortieren soll.
Letztendlich wollen Personalvermittler nur die gesuchten Informationen so schnell wie möglich finden. Wenn du also einen ATS-freundlichen Lebenslauf erstellst, wird er auch für Personalvermittler besser lesbar.
8. Füge nicht zu viele ausgefallene Formatierungen hinzu
Es mag dich vielleicht schmerzen zu hören, aber du musst wahrscheinlich diese teure Lebenslaufvorlage oder den stark gestalteten benutzerdefinierten Lebenslauf loswerden. Wenn du mit erfahrenen Personalchefs und Personalvermittlern sprichst, werden sie dir sagen, dass kreative oder ausgefallene Lebensläufe nicht nur für einen ATS schwerer zu lesen sind, sondern auch für sie selbst.
Um deinen Lebenslauf nach relevanten Schlüsselwörtern zu durchsuchen, konvertieren die meisten ATS das Dokument in eine Nur-Text-Datei (TXT). Im besten Fall geht also jede ausgefallene Formatierung verloren. Im schlimmsten Fall ist das ATS nicht in der Lage, die wichtigen Informationen herauszuholen und so wird eine Person deine schönen Designs nie zu Gesicht bekommen – oder über die Erfahrungen und Fähigkeiten lesen, die dich tatsächlich für den Job qualifizieren.
Vermeide folgende Dinge beim Entwerfen eines Lebenslaufs, damit er durch ein ATS geht:
- Tabellen
- Textfelder
- Logos
- Grafiken, Diagramme oder andere visuelle Elemente
- Spalten
- Kopf- und Fußzeilen: Informationen in der Kopf- und Fußzeile werden manchmal vollständig vom ATS verworfen. Stelle sicher, dass sich der gesamte Text im Hauptteil des Dokuments befindet.
- Ungewöhnliche Abschnittsüberschriften: Halte dich an herkömmliche Bezeichnungen wie „Bildung“, „Berufserfahrung“ und „Technische Fähigkeiten“, damit das ATS weiß, wie deine Informationen zu sortieren sind. Dies ist nicht der Ort, um mit etwas wie „Where I’ve Made an Impact“ kreativ zu werden.
- Hyperlinks zu wichtigen Wörtern: Einige Systeme zeigen nur die URL an und löschen die Wörter, die du verlinkt hast, also verlinke nichts Wichtiges (wie deine Berufsbezeichnung oder eine Leistung). Fügen stattdessen die URL selbst ein oder verlinke von einem Wort wie „Website“ oder „Portfolio“.
- Weniger gebräuchliche Schriftarten: Halte Dich an eine universelle Schriftart wie Arial, Helvetika, Times New Roman, Garamond, Georgia oder Cambria. Vermeide hingegen Schriftarten, die du erst herunterladen musst, da das ATS sie möglicherweise nicht analysieren kann.
- Fett gedruckt
- Kursivschrift
- Unterstreichen: Bleibe jedoch bei der Verwendung von Unterstreichungen in Überschriften und für URLs.
- Farben: Sei dir bewusst, dass das ATS den gesamten Text in derselben Farbe zurückgibt, stelle also sicher, dass deine Farbauswahl nicht entscheidend für das Verständnis des Textes deines Lebenslaufs ist.
- Aufzählungszeichen: Aufzählungszeichen sind ein wichtiger Bestandteil jedes Lebenslaufs, aber bleibe bei den standardmäßigen runden oder quadratischen Aufzählungszeichen. Alles andere könnte chaotisch werden.
Ja, das fühlt sich nach viel an. Aber das Wichtigste, was du mitnehmen solltest, wenn es darum geht, einen ATS-freundlichen Lebenslauf zu erstellen, ist, dass es dir bei der Erstellung hilft, selbst wenn er letztendlich kein ATS durchläuft. Letztendlich unterscheidet sich das, wonach ein ATS in einem Lebenslauf sucht, nicht so sehr von dem, wonach eine reale Person sucht. Wenn du also einen Lebenslauf erstellst, der erfolgreich das Tracking-System durchläuft, stehen die Chancen gut, dass er eine ganze Menge Menschen beeindrucken wird.
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