| Alina Weise
Dein Leitfaden für organisatorische Fähigkeiten im Job
Und während der Jobsuche
Organisatorische Fähigkeiten im Job sind wichtig. Wirklich wichtig. Organisationsfähigkeiten sind die grundlegenden Fähigkeiten, die es einem ermöglichen, effizient zu arbeiten, die beste Arbeit pünktlich abzuliefern und vor allem den Seelenfrieden zu bewahren.
Sie helfen dir nicht nur dabei helfen, deinen aktuellen Job zu managen – wo und wie auch immer du arbeitest –, sondern sie können dir auch dabei helfen, nach einem neuen Job zu suchen oder eine Beförderung zu landen. Und zum Glück kannst du deine organisatorischen Fähigkeiten verbessern und bei deiner Jobsuche angeben.
Was sind Organisationsfähigkeiten?
Bei so vielen Anfragen, Aufgaben und Erwartungen auf deinem Tisch helfen dir organisatorische Fähigkeiten, deine Zeit, Ressourcen, Energie und geistige Bandbreite effizient zu nutzen, um deine Ziele zu erreichen und deine Arbeit mit weniger Stress zu erledigen. Organisationsfähigkeiten helfen dir dabei, deine digitalen und physischen Räume zu organisieren und alles zu verwalten, zu priorisieren und zu planen, was du erledigen musst. Einfach ausgedrückt, optimieren Organisationsfähigkeiten die Ergebnisse am Arbeitsplatz. Sie ermöglichen es dir, in deinem Job das Beste zu geben.
5 grundlegende organisatorische Fähigkeiten für den Arbeitsplatz
Erfahre mehr über einige der wichtigsten organisatorischen Fähigkeiten für den Arbeitsplatz und erhalte Tipps zur Verbesserung deiner Fähigkeiten.
1. Physische Organisation
Die Aufrechterhaltung eines organisierten physischen Arbeitsplatzes kann deine Denkweise und Produktivität verbessern, indem du den Stress und die Zeitverschwendung beseitigst, die du damit verbringst, nach Dingen zu suchen, die du brauchst. Ein organisierter Raum schafft auch eine ruhigere Atmosphäre – würdest du lieber an einem aufgeräumten Schreibtisch arbeiten oder an einem, der mit Papieren und Akten bedeckt ist? Die physische Organisation umfasst das Aufrechterhalten eines aufgeräumten und übersichtlichen Arbeitsplatzes, das Ablegen von Papierkram in verschiedenen beschrifteten Ordnern, damit du Unterlagen leichter finden kannst, das Zurückbringen von Gegenständen nach Gebrauch an ihren Platz und das Organisieren aller anderen physischen Ressourcen, die für die Arbeit benötigt werden.
Um deine physische Organisation zu verbessern oder zu optimieren, solltest du versuchen, vernünftige Strategien und Lösungen zur Erleichterung von Arbeitsabläufen, Sauberkeit und Effizienz in deinem Arbeitsbereich zu entwickeln und anzuwenden. Mit anderen Worten: Richte dir Organisationssysteme ein und halte dich daran.
Beginne mit dem Entrümpeln. Frage dich, welche Gegenstände du wirklich brauchst und was nur wertvollen Platz wegnimmt – buchstäblicher Platz auf dem Schreibtisch und bildlicher Platz in deinem Kopf.
Richte dir dann für alles einen festen Platz ein, damit du genau weißt, wo du bestimmte Dinge finden kannst und spar dir dadurch in Zukunft Zeit und Frustration. Die Faustregel bei der Auswahl lautet, darauf zu achten, dass alles zugänglich ist. Wenn du dich jedes Mal bemühen musst, etwas wieder dorthin zu bringen, wo es hingehört – sagen wir, in eine Kiste hoch oben in einem Regal, das du nicht erreichen kannst –, wirst du wahrscheinlich nicht die Zeit und Mühe aufwenden, es wegzuräumen. Je einfacher es ist, einen Gegenstand wieder an seinen vorgesehenen Platz zu bringen, desto wahrscheinlicher ist es, dass du dein Organisationssystem beibehältst.
Du kannst auch täglich fünf bis zehn Minuten Aufräumzeit einplanen, damit du jeden Tag in gewohnter Ordnung beginnen kannst.
2. Digitale Organisation
Da viele von uns ihre Arbeit hauptsächlich am Computer erledigen, ist auch die Organisation unseres digitalen Lebens unerlässlich. Wenn du keine wertvolle Zeit damit verbringen willst, wichtige Dateien oder E-Mails aufzuspüren, kannst du deine Zeit effizient nutzen und deine Produktivität steigern. Die digitale Organisation kann sowohl deine individuelle Computernutzung umfassen (z.B. das ordnungsgemäße Kennzeichnen und Speichern von Dateien und E-Mails in verschiedenen Ordnern, das Anordnen häufig verwendeter Anwendungen auf deinem Desktop und das Setzen von Lesezeichen für häufig besuchte Links) als auch gemeinsam genutzte digitale Ressourcen (beispielsweise die Verwendung digitaler Projektmanagement-Tools zur Verwaltung der Aufgaben deines Teams und die Erstellung von Masterdokumenten mit Ressourcen, auf die dein Team regelmäßig zurückgreifen kann).
Um deine digitale Organisation zu verbessern, entscheidest du dich, welche Dinge wo und wie gespeichert werden. Teile diese neuen Regeln gegebenenfalls mit jedem in deinem Team, der Zugriff auf diese Ressourcen haben wird. Für deinen Posteingang erstellst du Labels oder Ordner und verwendest Filter zum Sortieren von E-Mails, wodurch Nachrichten leicht zu finden und nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren sind.
Und schließlich, um den Überblick über deine digitale Organisation zu behalten, nimmst du dir am Ende jeder Woche ein paar Minuten Zeit, um wichtige Dateien zu sichern und sie richtig zu kennzeichnen und zu organisieren.
3. Planung
Planung erfordert sowohl langfristiges als auch kurzfristiges Denken, um Aufgaben so zu organisieren, dass Produktivität und Leistung gefördert werden. Du kannst Planungsfähigkeiten bei der Arbeit nutzen, um große Projekte zu skizzieren, sie in kleinere Aufgaben zu unterteilen und dann zu entscheiden, wann jede Aufgabe abgeschlossen werden soll und wie sie ausgeführt werden, wobei zu berücksichtigen ist, welche Ressourcen benötigt werden. Diese Planungsfähigkeiten werden sich auch für das Projektmanagement als nützlich erweisen, wenn andere beteiligt sind, um zu bestimmen, wer für welche Teile des Projekts verantwortlich ist und wie Elemente, die von verschiedenen Personen oder Teams fertiggestellt werden, zusammengeführt werden. Planung ist im Wesentlichen die Erstellung einer Roadmap mit klaren Anweisungen für alle Beteiligten, um das gewünschte Ergebnis so effizient wie möglich zu erreichen.
Um deine Planungsfähigkeit zu verbessern, beginnst du mit dem Ergebnis, welches du gerne erreichen möchtest. Wenn du zum Beispiel ein großes neues Projekt planst, solltest du dir das Endziel vor Augen halten und dann alle möglichen Schritte zusammenstellen, die erforderlich sind, um es zu erreichen. Die Aufgaben können sich ändern, aber es ist hilfreich, sie von Anfang an skizziert zu haben. Ordne von dort aus die verschiedenen Schritte in einer logischen Reihenfolge an und lege Zeitpläne und Fristen für jeden fest. Wenn andere an dem Projekt beteiligt sind, kannst du dann entscheiden, wer was machen soll und wie die Aufgaben zu erledigen sind. Plane regelmäßige Meetings mit deinem Team so, dass sowohl langfristige als auch kurzfristige Erwartungen immer klar sind und bleiben.
Das wichtigste ist: Verlass dich auf deine Intuition. Es wird nicht immer glasklar sein, was die richtige Entscheidung ist, aber wenn du deinem Bauchgefühl folgst, kannst du loslegen, anstatt Zeit damit zu verschwenden, sich selbst zu hinterfragen – und du kannst deine Planung jederzeit anpassen, wenn du mehr Informationen erhältst.
4. Zeitmanagement
Während es bei der Planung darum geht, Aufgaben zu planen, geht es bei Zeitmanagementfähigkeiten eher darum, deine Zeit täglich zu planen, was sich letztendlich darauf auswirkt, wie effektiv du dich an die von dir erstellten Pläne halten kannst. Durch ein angemessenes Zeitmanagement kannst du Projekte priorisieren, die die größte Wirkung erzielen. Es beugt auch Verzögerungen vor, weil du deinen Aktionsplan genau verstehst und weißt, wann Aufgaben erledigt werden müssen.
Wenn deine Zeitmanagementfähigkeiten ein Upgrade gebrauchen könnte, sind die beiden wichtigsten Dinge, auf die du dich konzentrieren solltest, Priorisierung und Planung. Beginne damit, eine To-Do-Liste zu schreiben. Priorisiere als nächstes die Aufgaben auf der To-Do-Liste basierend auf Fristen und Erwartungen. Wenn du weißt, was am wichtigsten ist und wann es erledigt werden muss, erstellst du einen Zeitplan für die Tage, indem du skizzierst, wann du an jedem Element arbeiten wirst, beginnend mit Elementen mit hoher bis hin zu Elementen mit niedriger Priorität. Reserviere Zeitblöcke in deinem Kalender, damit du genau weißt, wann du an jeder Aufgabe arbeiten wirst. Du solltest auch das Unerwartete berücksichtigen, indem du in deinem Zeitplan etwas Spielraum für Anfragen oder Anforderungen lässt, die auftreten können.
Profi-Tipp: Verwende eine Zeiterfassungs-App oder ähnliches. Wenn du damit deine Zeit verfolgst, kannst du besser vorhersagen, wie lange du für eine Aufgabe benötigst, wenn du deine Tage planst.
Es gibt keinen einheitlichen Ansatz für das Zeitmanagement. Jeder Produktivitätsstil ist einzigartig und wird von verschiedenen Faktoren wie Energie und Umgebung beeinflusst. Achte darauf, zu welchen Tageszeiten du am besten arbeitest und nutze diese Informationen, um deine Zeit entsprechend zu planen. Dies kann einige Experimente erfordern, aber es wird sich lohnen. Nehmen wir zum Beispiel an, du entdeckst, dass dein Geist morgens am schärfsten ist und deine Energie nach dem Mittagessen nachlässt. Mit diesem Wissen kannst du deine Vormittage blockieren, um ohne Ablenkung an den größten Aufgaben zu arbeiten und die Nachmittage für andere administrative Aufgaben wie Besprechungen und das Beantworten von E-Mails reservieren.
5. Kommunikation
Während Kommunikation vielleicht nicht dein erster Gedanke ist, wenn du Organisationsfähigkeiten auflistest, solltest du wissen, dass viele Probleme aus Missverständnissen resultieren. Um effektiv mit Kollegen zusammenzuarbeiten, müssen wir in der Lage sein, unseren Standpunkt darzulegen, klare Fragen zu stellen und Feedback effektiv zu kommunizieren. Mit anderen Worten, starke Kommunikationsfähigkeiten sorgen dafür, dass alles organisiert bleibt. Sie helfen anderen, deine Pläne und Organisationssysteme zu verstehen und zu befolgen und helfen dir herauszufinden, was von dir alles erwartet wird.
Denke daran, dass es bei der Kommunikation nicht nur um verbalen Ausdruck geht, sondern auch um nonverbale Kommunikation wie Körperhaltung, Augenkontakt und Körpersprache sowie deine Fähigkeit zum Zuhören.
Tatsächlich beginnt die Verbesserung deiner Kommunikationsfähigkeiten mit der Stärkung deiner Fähigkeiten zum aktiven Zuhören. Wenn wir zuhören, um zu antworten, verpassen wir möglicherweise, was die andere Person tatsächlich sagt, da wir uns auf uns selbst konzentrieren. Zuhören, um zu verstehen, hilft uns, den Standpunkt der anderen Person wirklich zu verstehen und effektiver zu reagieren. Versuche, den Punkt zusammenzufassen, den sie gemacht haben, um sicherzustellen, dass du sie richtig verstanden hast („Sie haben mir zu verstehen gegeben, dass…“), frage nach Beispielen (z. B. „Können Sie eine bestimmte Zeit nennen, in der das Geschehen passiert ist?“) oder erkundige dich nach offen Fragen (z. B. „Was meinten Sie, als Sie sagten …?“), bevor du eine Antwort anbietest. Je mehr Informationen du aus jedem Gespräch am Arbeitsplatz sammeln kannst, desto besser kannst du dich organisieren und auf Probleme reagieren.
Wenn du derjenige bist, der versucht, etwas zu kommunizieren, solltest du dir zunächst die Zeit nehmen, darüber nachzudenken, was du sagen möchtest und so direkt wie möglich sein. Wenn wir uns Sorgen über die Reaktion einer anderen Person machen, versuchen wir vielleicht zu vermeiden, das zu sagen, was wir eigentlich meinen, aber das könnte zu einer schlechten Kommunikation führen. Wenn du also versuchst, Aufgaben gemäß einem von dir erstellten Plan zu delegieren oder Feedback zu geben, das hilft, diesen Plan auf Kurs zu halten, ist es für die andere Person viel hilfreicher, klar zu kommunizieren und sicherzustellen, dass du sagst, was du meinst.
Insgesamt wird eine klare und direkte Kommunikation dir und deinen Kollegen Zeit ersparen und im Gegenzug dazu beitragen, deinen Arbeitsablauf zu rationalisieren.
So zeigst du deine organisatorischen Fähigkeiten bei der Jobsuche
Angesichts der Tatsache, wie wichtig organisatorische Fähigkeiten am Arbeitsplatz sind, ist es wichtig, sie potenziellen Arbeitgebern gegenüber hervorzuheben, wenn du dich um eine Stelle bewirbst. So geht's:
Auf deinem Lebenslauf
Organisatorische Fähigkeiten – wie die Fähigkeit, Fristen zu erstellen und einzuhalten, Delegierung, Zielsetzung, Entscheidungsfindung, Teammanagement, Projektmanagement, Veranstaltungskoordination, Teamführung und Strategieumsetzung – solltest du in deinen Lebenslauf und dein LinkedIn-Profil aufnehmen.
Es ist wichtig, wie du diese Fähigkeiten in deinem Lebenslauf präsentierst. Anstatt sie nur im Abschnitt „Fähigkeiten“ aufzulisten, integriere sie in deine Arbeitserfahrung und gib ihnen Kontext, indem du starke Aufzählungszeichen verwendest. Ein herausragender Aufzählungspunkt, der deine digitalen Organisationsfähigkeiten demonstriert, könnte so aussehen:
- Erstellung eines digitalen Organisationssystems mit Masterdokumenten und Ressourcendatenbanken, die den Arbeitsablauf des Teams optimierten und die Produktivität steigerten
Während deines Vorstellungsgesprächs
Der Schlüssel ist, deinem Gesprächspartner nicht nur zu sagen, dass du großartige organisatorische Fähigkeiten hast, sondern es zu zeigen und zu beweisen, indem du bestimmte Geschichten teilst, die diese Fähigkeiten hervorheben. Halte für jede der Fähigkeiten spezifische Beispiele bereit und sei bereit, über die Ergebnisse zu sprechen, die jede Fähigkeit hervorgebracht hat.
Warte nicht darauf, dass ein Arbeitgeber dich explizit nach deinen organisatorischen Fähigkeiten fragt (das wird er wahrscheinlich nicht tun). Nutze jede Frage als Gelegenheit, sie mit konkreten Beispielen zu präsentieren. Häufige Interviewfragen wie „Was sind einige Ihrer Stärken?“ oder „Was macht Sie zu einer guten Besetzung für diese Rolle?“ geben dir die Möglichkeit, etwas über deine organisatorischen Fähigkeiten und deinen Mehrwert zu erzählen. Wenn deine größte Stärke beispielsweise in der Planung und im Projektmanagement liegt, kannst du deinem Gesprächspartner von der Zeit erzählen, in der du den Zeitplan für eine große Produkteinführung und Fristen festgelegt, Aufgaben an dein Team delegiert und Systeme zur Optimierung des Arbeitsablaufs entwickelt hast, die alle zu einem erfolgreichen Start führten.
Alles in allem, egal welchen Job du hast oder für welches Unternehmen arbeitest, zwei Dinge sind sicher: Organisationsfähigkeiten sind am Arbeitsplatz unerlässlich und die Vorteile, kontinuierlich daran zu arbeiten, sie zu verbessern, sind immer die Mühe wert.
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