| Bernd Sauer
Diese Zeitmanagementfähigkeiten können dich zu einem besseren Mitarbeiter machen
- und deine Work-Life-Balance verbessern
Zeitmanagement ist eine dieser wichtigen Arbeits- und Lebenskompetenzen, die ihren Weg in jedes Vorstellungsgespräch und in jede Leistungsbeurteilung zu finden scheint. Das liegt daran, dass Personalvermittler und Managementteams gleichermaßen wissen, dass die Zeitmanagementfähigkeiten eines Mitarbeiters bei fast jedem Projekt, an dem er arbeitet, über Erfolg oder Misserfolg entscheiden können. Und auch die Wissenschaft hat dies bestätigt, indem Forscher einen direkten Zusammenhang zwischen den Zeitmanagementfähigkeiten und der Arbeitsleistung im Veranstaltungsmanagement und anderen Branchen gefunden haben.
Das Problem ist, dass fast jedem die Wichtigkeit eines guten Zeitmanagements bewusst ist, jedoch die Menschen oft nicht wissen, wie sie diese Fähigkeiten erlernen oder auch lehren können. Vielleicht glaubst du sogar fälschlicherweise, dass du entweder gut im Zeitmanagement bist oder auch nicht, mit wenig Spielraum dazwischen und ohne Verbesserungspotenzial.
Wir sind hier, um dir zu sagen, dass diese Vorstellung falsch ist: Zeitmanagement besteht eigentlich aus mehreren Fähigkeiten – du kannst also Fähigkeiten in verschiedenen Bereichen haben – und daher kannst du sie auch verbessern, um produktiver zu werden, bessere Leistungsbeurteilungen zu erhalten und deine Work-Life-Balance zu steigern.
Was sind Zeitmanagementfähigkeiten?
Obwohl es sich um einen so häufig verwendeten Ausdruck am Arbeitsplatz handelt, ist Zeitmanagement kein Konzept, das die meisten Menschen ohne weiteres definieren können.
Eine Zeitmanagementfähigkeit ist alles, was dir hilft, Zeit zu sparen und effizienter zu sein. Dazu gehören Zielsetzung, Planung, Priorisierung, effiziente Nutzung deines Kalenders, Erstellung von Routinen, Entscheidungsfindung, Delegierung, Vermeidung von Zeitverschwendungen wie Aufschub und Unterbrechungen und produktiver Umgang mit Besprechungen. Sogar die Organisation deines Arbeitsplatzes ist eine Zeitmanagementfähigkeit.
Diese Fähigkeiten helfen dir nicht nur, effizienter zu arbeiten, sondern verbessern auch deine Fähigkeit, Fristen und Erwartungen einzuhalten. Beim Zeitmanagement geht es darum, zu lernen, wie du deine Zeit so einsetzt, dass deine Ziele unterstützt werden. Du musst proaktiv mit deiner Zeit umgehen, anstatt nur zu reagieren. Mit anderen Worten: Ein starkes Zeitmanagement ermöglicht es dir, vorausschauend zu planen und deine Zeit sinnvoll zu nutzen, damit du nicht ständig in letzter Sekunde kämpfen musst, um deine Deadlines einzuhalten.
Warum sind Zeitmanagementfähigkeiten wichtig?
Effektives Zeitmanagement hat viele persönliche und berufliche Vorteile. In den meisten Fällen kannst du mit deiner Zeit insgesamt mehr erreichen. Aber es geht um mehr als das.
Wenn dir ein gutes Zeitmanagement fehlt, fühlst du dich oft außer Kontrolle und als hättest du keine Entscheidungsfreiheit. Es ist daher auch üblich, dass du von allem auf deiner To-Do-Liste überwältigt wirst. Das Ergebnis? Hetzen, ins Hintertreffen geraten und letztendlich verspätete oder unterdurchschnittliche Arbeitsergebnisse produzieren.
Ein Mangel an Zeitmanagementfähigkeiten verursacht intern viel Stress, kann aber auch Beziehungen belasten, weil andere sich nicht auf dich verlassen können. Darüber hinaus sind Menschen, denen es an Zeitmanagementfähigkeiten mangelt aufgrund von Überforderung einem höheren Burnout-Risiko ausgesetzt und haben oft keine Work-Life-Balance, die ihre psychische Gesundheit unterstützen würde.
Menschen, die nicht gut darin sind, ihre Zeit zu verwalten, stellen oft fest, dass ihre Arbeit ihr Privatleben beeinträchtigt. Entweder weil sie ständig zu lange bei der Arbeit bleiben, um Aufgaben nachzuholen, mit denen sie in Verzug geraten sind oder weil sie sich in ihrer Freizeit Sorgen um die Arbeit machen. Das Ergebnis ist ein Mangel an Grenzen zwischen Arbeit und Zuhause und die Unfähigkeit, sich wirklich vom Arbeitstag zu lösen und zu entspannen.
Auf der anderen Seite ermöglichen starke Zeitmanagementfähigkeiten es dir, deine Ziele zu erreichen und deine Fristen einzuhalten, während du gleichzeitig die Freiheit hast, deine To-Do-Liste abzuarbeiten. Die Arbeit bleibt am Arbeitsplatz und du kannst dein Privatleben nach Belieben gestalten.
Arten von Zeitmanagementfähigkeiten
Es gibt Dutzende von Zeitmanagementfähigkeiten, die dir helfen können, das Beste aus deinem Tag herauszuholen. Hier sind einige der häufigsten – und wie man sie bei der Arbeit anwendet.
Ziele setzen
Im Kontext des Zeitmanagements geht es bei der Zielsetzung nicht so sehr darum, Ziele für die Zukunft zu setzen, sondern eher darum, Ziele für jeden Schritt des Projektabschlusses zu setzen. Es könnte beinhalten, den Prozess in spezifische Ziele zu unterteilen und einen Zeitplan für das Erreichen jeden Ziels festzulegen.
Es ist wahrscheinlicher, dass du Ziele erreichst, wenn du sie mit Belohnungen verknüpfst. Vielleicht bestellst du dir also deine Lieblingspizza, wenn du den schwierigsten Teil deines Projektes erledigt hast.
Ziele sollten eine Strecke sein. Aber das bedeutet nicht, dass sie Wochen dauern müssen, um sie zu erreichen. Um vernünftige Ziele zu setzen, kannst du das SMART-Zielsetzungssystem verwenden:
- Specific
- Measurable
- Achievable
- Relevant
- Time bound
Eine erfolgreiche Zielsetzung beinhaltet:
- Zu wissen, wie man größere Projekte in kleinere Ziele aufteilt
- Abschätzen, wie lange jedes dieser Ziele dauern wird
- Sich Ziele setzen, die in seiner Reichweite sind
Priorisierung
Du priorisierst jeden Tag, für welche Aufgaben und Projekte du deine Zeit aufwendest. Aber es ist nicht immer eine bewusste Entscheidung, die du triffst – meistens priorisieren die Leute einfach das, was direkt vor ihnen liegt.
Wenn es um das Zeitmanagement geht, erfordert die Priorisierung, dass du bei diesen Entscheidungen strategisch vorgehst. Es gibt eine Reihe von Faktoren, die in die Priorisierung einfließen, vor allem: Wichtigkeit und Auswirkung, Dringlichkeit, Schwierigkeit und Komplexität sowie Fristen. Ein großer Teil besteht darin, zu wissen, wozu man nein sagen muss, denn letztendlich können wir nicht alles machen.
Dann musst du dich entscheiden, wann und in welcher Reihenfolge du die Dinge erledigst, damit du die entsprechenden Fristen einhalten kannst. Nehmen wir also an, du hast drei große Projekte auf deinem Tisch, zusätzlich deine täglichen Aufgaben. Priorisierung würde bedeuten, jedes dieser größeren Projekte in einzelne Schritte zu unterteilen und dann jeden Tag zu entscheiden, welche Aufgaben du erledigen solltest, um für jedes Projekt auf Kurs zu bleiben - unter Berücksichtigung von Wichtigkeit und Dringlichkeit, während du auch deine wiederkehrenden Aufgaben wie z.B. die Beantwortung von E-Mails und Kundenanrufen erledigen musst.
Die genaue Anzahl der Aufgaben, die du jeden Tag priorisieren kannst, hängt davon ab, wie zeitaufwändig diese Aufgaben sind. Du musst Aufgabenrealismus praktizieren, was bedeutet, realistisch zu sein, wie viel Zeit du an einem Tag zur Verfügung hast, wie viel Zeit deine einzelnen Aufgaben in Anspruch nehmen werden und wie viele Aufgaben du daher realistisch priorisieren kannst, bevor der Arbeitstag endet.
Eine erfolgreiche Priorisierung beinhaltet:
- Erwartungen managen
- Größere Projekte in kleinere Aufgaben zerlegen
- Analyse der Wichtigkeit und Dringlichkeit einzelner Aufgaben
- Verständnis der Auswirkungen und Schwierigkeit einzelner Aufgaben
- Genaue Vorhersage der Zeit, die für die Erledigung einzelner Aufgaben benötigt wird
Planung
Du denkst vielleicht, dass du etwas von Terminplanung verstehst, nur weil du einen Tagesplaner oder den Kalender deines Telefons verwendest. Aber es gibt tatsächlich Planungsmethoden, die über das Verfolgen deiner täglichen Termine hinausgehen.
Die meisten Terminplanungen belaufen sich auf Meetings und das Einteilen von verschiedenen Zeitblöcken. Bei der Planung von Besprechungen müssen die Zeitpläne derjenigen berücksichtigt werden, mit denen wir uns treffen möchten. Aber für ein effektives Zeitmanagement ist es gut, einige allgemeine Richtlinien für unsere eigenen Zeitpläne darüber zu haben, wann und warum wir uns mit anderen Menschen treffen.
Hier sind ein paar Fragen, die du dir beim Planen von Besprechungen stellen solltest, um unnötige Treffen zu vermeiden und die erforderlichen Besprechungen nur so lange zu halten, wie sie sein müssen:
- Was möchte ich in diesem Meeting erreichen?
- Lässt sich die Angelegenheit per E-Mail oder per Telefon erledigen?
- Wenn nicht, wie kann ich dazu beitragen, dass dieses Meeting so effizient wie möglich abläuft?
Eine gute Zeitplanung kann eine effektive Strategie sein, um die Zeitschätzung zu verbessern und realistisch mit ihr umzugehen und dient als sanfte Erinnerung daran, uns wieder auf das zu konzentrieren, was wir geplant haben.
Eine erfolgreiche Terminplanung beinhaltet:
- Verstehen, wie lange einzelne Aufgaben dauern können
- Bewusst mit deiner Zeit umgehen
- Deine Aufmerksamkeit auf geplante Aufgaben lenken, wenn der Fokus verloren geht
Delegation
Delegieren bedeutet, jemand anderem ein Projekt oder einen Teil eines Projekts zu übertragen, anstatt selbst daran zu arbeiten. Es gibt dir die Möglichkeiten, an Projekten auf höherer Ebene zu arbeiten und es beschleunigt das delegierte Projekt, da mehr als eine Person gleichzeitig daran arbeitet.
Es funktioniert am besten bei weniger dringenden oder wirkungsvollen Aufgaben und hilft dir, dich auf die Aufgaben zu konzentrieren, für die nur du die Fähigkeiten besitzt. Wenn es gut gemacht ist, delegieren wir Projekte an diejenigen, die die Fähigkeiten, die Eignung und das Interesse an ihnen haben, wir geben sehr klare Erwartungen und Fristen und wir fragen statt zu fordern.
Die meisten Leute denken, dass man im oberen Management sein muss, um delegieren zu können, aber das ist nicht immer der Fall. Jedes Mal, wenn du als Teil eines Teams arbeitest, hast du möglicherweise die Gelegenheit, an andere Mitglieder des Teams zu delegieren. In der Praxis könnte dies bedeuten, dass du zu einem Mitglied deines Teams gehst, das eine gute Arbeitsbeziehung zu deinem Kunden hat und die Person bittest, ein Meeting für dich zu übernehmen, um den Kunden über den aktuellen Fortschritt zu informieren. Oder vielleicht bedeutet es auch, die endgültige Bearbeitung eines Projektvorschlags einem Teammitglied zu übergeben, das in der Vergangenheit eine Affinität zum Erkennen von Fehlern gezeigt hat.
Menschen zögern oft aus zwei Gründen, zu delegieren:
- Sie denken, sie können es selbst besser und schneller
- Sie wollen andere nicht überfordern
Allerdings sollte man nie als letzten Ausweg delegieren (wenn die eigene Zeit nicht gut geplant war), denn dies würde andere stark belasten. Stattdessen ist es besser, wenn wir präventiv fragen, ob und wann eine Person eine Aufgabe für uns übernehmen kann. Somit gehen wir einer unangemessenen Belastung aus dem Weg.
Eine erfolgreiche Delegation erfordert:
- Die Fähigkeit einzuschätzen, welche Aufgaben nur du erledigen kannst und welche Aufgaben andere übernehmen können
- Die Bereitschaft loszulassen
- Ein Team, dem du vertrauen und mit dem du gut zusammen arbeiten kannst
- Führungskompetenz
- Eine Mentalität zur Zusammenarbeit
Aufgabenmanagement
An einem bestimmten Tag haben wir möglicherweise mehr als 20 Aufgaben, die wir erledigen müssen. Einige dieser Aufgaben können klein sein (z. B. ein kurzes Telefonat mit einem Kollegen), während andere zeitaufwändiger sind (z. B. Recherchen für ein längerfristiges Projekt).
Der Trick besteht darin, zuerst zu erkennen, welche Aufgaben erledigt werden müssen und sich dann durchzuarbeiten, ohne von neuen oder unerwarteten Aufgaben, die auf dem Schreibtisch landen, überwältigt oder aus der Bahn geworfen zu werden.
Nur ein einziges System kann dich durch all deine Aufgaben leiten. Diese Aufgaben können von einer beliebigen Anzahl von Orten stammen: E-Mail, Slack, Besprechungen, Gespräche, deinem Gehirn usw. Und dieses einzelne System kann so ziemlich alles sein, was dir hilft, den Überblick über die Aufgaben zu behalten, die du an einem bestimmten Tag erledigen musst. Beispielsweise kann eine organisierte Aufgabenliste in einer Tabellenkalkulation dein vertrauenswürdiges System sein. Oder es könnte eine Aufgabenverwaltungs-App sein, mit der du auch andere Personen in dein System einbeziehen kannst. Stelle nur sicher, dass du eine Vorlage verwendest, die dich immer an die Aufgaben erinnert, die du täglich oder wöchentlich erledigen musst (wie das Abrufen von E-Mails, das Aktualisieren deines Budgets und Rückrufe von Kunden). Auf diese Weise musst du keine unnötige Gehirnleistung verschwenden, um dich an diese wiederkehrenden Aufgaben zu erinnern und du kannst bei Bedarf neue, einzigartige oder unerwartete Aufgaben hinzufügen.
Erfolgreiches Aufgabenmanagement erfordert:
- Organisieren von Zielen in notwendige Aufgaben
- Erstellen eines eigenen vertrauenswürdigen Systems
- Erkennen der Aufgaben, die regelmäßig erledigt werden müssen
- Platz schaffen für neue, projektspezifische oder unerwartete Aufgaben, die erledigt werden müssen
So verbesserst du deine Zeitmanagement-Fähigkeiten
Wenn du dich dafür einsetzt, deine Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern, ist der erste Schritt das Bewusstsein. Verfolge aktiv, was vor sich geht, damit du entscheiden kannst, worauf du dich konzentrieren musst.
In der Praxis empfiehlt es sich erst einmal eine Woche lang zu analysieren, wie man seine eigene Zeit verbringt. Schreibe alles auf: Wann du zum Mittagessen gehst. Wie lange du mit einem persönlichen Anruf beschäftigt bist. Wie viel Zeit deines Tages verbringst du voll konzentriert mit einer Aufgabe? Wie oft wirst du in sachfremde Gespräche mit einem Kollegen verwickelt? Wie viele Minuten am Tag verbringst du mit Tagträumen?
Mit diesen Informationen kannst du bereits viel anfangen. Frag dich selbst:
- Verbringe ich meine Zeit mit den richtigen Aufgaben?
- Wie lange brauche ich für einzelne Aufgaben?
- Wie lange sollte ich für diese Aufgaben eigentlich idealerweise benötigen?
- Wie viel Zeit verbringe ich in Besprechungen?
- Wie wichtig sind diese Meetings für meine allgemeine Arbeitsleistung?
- Welche Aufgaben kann ich delegieren?
- Wie oft werde ich abgelenkt?
- Wie viel meiner Zeit wird sinnvoll eingesetzt?
Von diesem Punkt aus kannst du bestimmten, welche Zeitmanagementfähigkeiten du möglicherweise verbessern musst, sei es die Planung, Priorisierung oder das Delegieren. Du kannst einen Kurs besuchen, einen Online-Kurs belegen, einen Coach engagieren oder sogar deinen Kollegen oder einen Freund fragen, der immer pünktlich und auf alles vorbereitet ist, wie er es macht.
Die Anzahl der verfügbaren Tools, die beim Zeitmanagement helfen können, ist wirklich unbegrenzt. Der Schlüssel liegt darin, herauszufinden, welche tatsächlich am besten für dich geeignet sind und dich dann dazu zu verpflichten, diese Tools in dein Leben und deinen Arbeitsalltag zu implementieren.
Letztendlich heißt es üben. Beginne mit der Auswahl einer einzelnen Zeitmanagementstrategie – je nachdem, was dir am einfachsten erscheint. Für dich kann es das Erstellen einer täglichen To-Do-Liste sein oder die Einteilung deiner großen Ziele nach der SMART-Methode. Wie auch immer du dich entscheidest, verpflichte dich, die Ausführung dieses Systems einen Monat lang durchzuhalten – lange genug, um es zu deiner Gewohnheit zu machen. Überlege dann, welche anderen Tools du möglicherweise zu deiner eigenen persönlichen Zeitmanagement-Toolbox hinzufügen kannst.
Es mag zunächst nicht selbstverständlich sein, aber mit Hingabe und Übung kann jeder seine Zeitmanagementfähigkeiten verbessern. Jedes Mal, wenn wir neue Fähigkeiten erlernen und versuchen, sie in die Praxis umzusetzen, wird es schwierig sein. Es ist schwer seine Gewohnheiten zu ändern. Verhaltensänderungen sind nicht einfach. Üben, üben, üben ist der einzige Weg nach vorne.
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