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Wie bleiben Sie organisiert
- Was Interviewer wirklich wissen wollen
Kein Arbeitgeber will ein komplettes Durcheinander von einem Mitarbeiter. Verpasste Fristen, ins Stocken geratene Projekte. Dies ist alles andere als eine herausragende – oder wenn wir ehrlich bleiben wollen, eine eher unterdurchschnittliche – Arbeit. Es führt nur zu großen Missverständnissen und Frustration. Abgesehen davon, dass diejenige Person in seiner eignen Rolle zu kämpfen hat, kann ein desorganisierter Arbeiter auch bei seinen Kollegen, Managern und direkt unterstellten Mitarbeitern sowie bei allen Kunden verheerenden Schaden anrichten.
Es ist daher keine Überraschung, dass Personalverantwortliche, Personalvermittler und andere Interviewer versuchen, dieses Chaos zu vermeiden, indem sie Kandidaten nach ihren organisatorischen Fähigkeiten, Systemen und Strategien befragen. Oft kommt es in Form einer direkten Interviewfrage wie „Wie bleiben Sie organisiert?“ oder „Wie organisieren Sie sich bei der Arbeit?“ vor.
Wenn du dich erfolgreich durch eine berufliche, akademische oder außerschulische Umgebung gekämpft hast, musstest du sicherlich bereits einige Schritte unternehmen, um dich zu organisieren - sei es mit einer Notiz-App oder einer Projektmanagement-Software, um Schritte und Meilensteine in einem wichtigen Projekt zu verfolgen oder durch die Erstellung eines Terminkalenders für jede Arbeit auf dem Lehrplan des jeweiligen Semesters für deine ganzen Kurse.
Aber vermutlich hast du noch nicht so viel Zeit damit verbracht, darüber nachzudenken, wie du über deine Strategien zur Organisation sprechen kannst. Die gute Nachricht ist, dass du nur über etwas nachdenken musst, dass du bereits regelmäßig machst und es in eine kurze, verdauliche Antwort formen.
Warum in Vorstellungsgesprächen gefragt wird, wie du organisiert bleibst
Die Frage ist eigentlich ziemlich einfach: Interviewer wollen sicherstellen, dass du deine Arbeit erledigen kannst. Besonders jetzt, wo viele Menschen im Homeoffice arbeiten, müssen sie sicherstellen, dass alle soweit organisiert sind und ihre Arbeiten erledigen. Sie möchten hören, dass du mit Zuversicht antwortest, in der Lage zu sein, eine bestimmte Arbeitsbelastung zu bewältigen und dich selbst zu organisieren. Die Frage bezieht sich auf deine Fähigkeit, deine Zeit zu verwalten, Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten – was dir helfen wird, in jeder Art von Rolle erfolgreich zu sein.
Interviewer wollen auch wissen, ob man eventuell zu viel Arbeit auf sich nimmt und schnell überfordert ist oder ausbrennt. Wirst du in der Lage sein zu kommunizieren, wenn du zu viel Arbeit vor dir hast? Um organisiert zu bleiben und deine Zeit einzuteilen, erfordert es Selbstbewusstsein und die Fähigkeit zu beurteilen, wann du Unterstützung benötigst.
Die Frage nach Organisation ist eine Möglichkeit, zumindest zu versuchen zu verstehen, wie jemand seine Stärken und Schwächen emotional wahrnimmt. Sie ist dazu konzipiert herauszufinden, wie jemand mit Stress umgeht. Interviewer bekommen ein Gefühl dafür, wie du auf Unerwartetes reagierst und wie es ist, in deiner Nähe zu arbeiten. Nebenprodukte der Desorganisation können Angst oder sogar Wut und Reizbarkeit sein und zudem Sorgen oder Selbstzweifel erzeugen. Neben der Suche nach einem zuverlässigen Mitarbeiter möchten Interviewer herausfinden, welche Art von Energie du in das Team bringen wirst und wie sich diese auf deine Umgebung auswirken kann.
Am Ende des Tages ist es nicht so wichtig, welches System du verwendest, als die Tatsache, dass du eines hast! Die Interviewer wollen wissen, ob man sich überhaupt Gedanken gemacht hat. Wenn du auf diese Frage keine Antwort hast, werden sie sich fragen: Wie schafft diese Person etwas? Wie erreicht sie Dinge rechtzeitig? Kurz gesagt, Interviewer suchen nicht nach einer richtigen Antwort – es gibt keine – sie wollen nur sehen, ob du eine Antwort hast.
8 Tipps zur Antwort „Wie bleiben Sie organisiert?“
Verwende in einem Bewerbungsgespräch diese Tipps, um deine Antwort zusammenzustellen:
1. Beruhige deinen Interviewer
Indem du sagst „Ja, ich bin organisiert und kann Dinge erledigen.“ und es noch mehr durch mehr durch deine Aussprache betonst, kannst du die Interviewer beruhigen. Es ist sehr wichtig, mit einer positiven Einstellung und einem normalen Gesprächstempo zu antworten.
Wenn du Enthusiasmus und Eifer zeigst, wenn du diese Frage beantwortest und deine Antwort anderweitig positiv gestaltest, kannst du dem Interviewer zu verstehen geben, dass du die Dinge unter Kontrolle hast, wenn er sich dazu entscheidet, dich einzustellen. Sogar etwas Kleines wie „Oh ja, absolut, die richtige Organisation war in meinem letzten Job sehr wichtig“, kann dir dabei helfen, deine Antwort in dem richtigen Ton zu beginnen.
2. Beschreibe dein System – und sei spezifisch
Einer der größten Fehler bei der Beantwortung der Frage besteht darin, eine vage oder allgemeine Antwort zu geben. Interviewer wollen wirklich wissen: Was genau machst du? Welche Tools oder welche Software verwendest du? Welcher Routine folgst du? Mit wem redest du?
Bei jeder Antwort auf jede Frage im Vorstellungsgespräch ist das „Wie“ am wichtigsten. Führst du einen akribischen Papierplaner oder eine To-Do-Liste? Schwörst du auf andere Tools, um deine Aufgaben zu organisieren oder mit einem Team zusammenzuarbeiten? Verwendest du deinen Google Kalender, um während der Woche Zeit für verschiedene wiederkehrende Aufgaben zu planen und zu blockieren? Verbringst du jeden Freitagnachmittag oder Montagmorgen 30 Minuten damit, deinen Zeitplan und deine Arbeitsbelastung für die kommende Woche zu überprüfen und deine Prioritäten zu verwalten?
Was auch immer für dich funktioniert, stelle sicher, dass du dem Interviewer dein System so detailliert erklärst, dass er sich den Prozess vorstellen kann.
3. Verbinde deine Antwort mit dem zugrunde liegenden „Warum“
Es ist wichtig, das „Wie“ zu behandeln, aber das Erklären der Gründe kann dir dabei helfen, andere Fähigkeiten und Qualitäten zu präsentieren und dein Organisationssystem an Auswirkungen und Ergebnissen zu binden. Deine Antwort sollte Folgendes umfassen: Warum hat dir dein System geholfen und deinem Team Vorteile gebracht?
Wenn du zum Beispiel ein offenes Kommunikationssystem verwendet hast, um Updates zu einem laufenden Projekt mit deinem Team zu teilen, könntest du darüber sprechen, wie diese Transparenz sicher gestellt hat, dass jeder die Informationen hat, die er benötigt, um seinen Teil zu vervollständigen. Und wie das System dir ermöglicht hat, Fehler zu beheben und für Unvorhergesehenes alternative Pläne zu erstellen, damit Projekte termin- und budgetgerecht abgeschlossen werden konnten.
4. Erwähne Kommunikation und Zusammenarbeit
Wenn dein Ziel darin besteht, ein realistisches Bild deiner Arbeitsweise zu zeichnen, musst du deinen Kontext und deine Umgebung berücksichtigen. Die meisten Leute arbeiten nicht alleine – oft interagieren sie mit anderen zusammen. Du kannst deine Aufgaben nicht organisieren, wenn du nicht gut mit anderen kommuniziert hast, um ihre Bedürfnisse und Erwartungen zu verstehen. Daher ist es wichtig zu erkennen, wie Kommunikation in dein Organisationsystem und deine Strategien passt.
Vielleicht hast du einen festen Tagesordnungspunkt für deine wöchentlichen Einzelgespräche mit deinem Vorgesetzten, um Prioritäten zu prüfen und zu besprechen, welche anstehenden Aufgaben am dringendsten sind. Oder vielleicht arbeitest du mit Kollegen in einer anderen Abteilung an einem monatlichen Bericht zusammen und hast einen Workflow eingerichtet, der es dir ermöglicht, den Status verschiedener Komponenten zu aktualisieren und Dinge in verschiedene Phasen des Prozesses mithilfe von Kommentaren und Tags hin und her zu bewegen.
5. Sei nicht zu starr
Interviewer möchten wissen, dass du über Organisations- und Zeitmanagementstrategien nachgedacht und selber ein System entwickelt hast, das für dich funktioniert. Sie möchten jedoch möglicherweise auch sehen, ob du flexibel genug bist, um dich an ein neues Team und unvorhergesehene Umstände anzupassen. Es ist wichtig, bei deiner Antwort nicht in Schubladen zu denken oder zu starr zu sein.
Was ist, wenn dein Vorgesetzter am Ende des Tages plötzliches etwas Dringendes benötigt? Oder was ist, wenn dein Kollege einen familiären Notfall hat und ein paar freie Tage benötigt, während ihr gemeinsam an einem großen Projekt arbeitet? Wenn du organisiert bist, hast du bereits eine Grundlage gebaut, um mit unerwarteten Ereignissen umzugehen. Wenn du also anerkennst, dass plötzlich unvorhergesehene Dinge eintreten können und du darauf hinweist, dass in deinem System Spielraum für Anpassungen vorhanden ist, kann dies deinen Interviewer wieder beruhigen.
Deine Antwort könnte ganz einfach so aussehen: „Wenn eine unerwartete Aufgabe oder ein Projekt auftaucht, nehme ich mir normalerweise ein paar Minuten Zeit, um einen Schritt zurückzutreten, zu bewerten, was von mir verlangt wird, und überarbeite meine tägliche To-Do-Liste entsprechend. In einigen Fällen bedeutet dies, dass ich mich bei meinem Vorgesetzten erkundige, um sicherzustellen, dass wir bezüglich der relativen Prioritätsstufen und Zeitpläne auf dem gleichen Stand sind.“
6. Berücksichtige die Rolle, für die du ein Vorstellungsgespräch führst
Wie bei jeder anderen Frage im Vorstellungsgespräch auch solltest du die Besonderheiten der jeweiligen Rolle berücksichtigen.
Wenn du beispielsweise ein Vorstellungsgespräch für eine Führungsposition führst, in der du ein kleines Team leitest, kannst du ansprechen, wie du größere Projekte in kleinere Komponenten aufteilst, Aufgaben delegierst und mit deinen direkt unterstellten Mitarbeitern sowie Führungskräften während des gesamten Prozesses kommunizierst, anstatt nur darüber zu sprechen, wie du deine eigene Arbeit verfolgst.
Das Gleiche gilt für spezifische Tools oder Methoden. Wenn du eine Vertriebsrolle übernehmen möchtest und in der Stellenbeschreibung ein CRM-Programm (Customer Relationship Management) erwähnt wurde, das du bereits verwendet hast, kannst du dies in deine Antwort mit einbinden, um dem Interviewer zu zeigen, dass du auf dem Laufenden bist. Oder wenn du ein Softwareingenieur oder Produktmanager bist, kannst du darüber sprechen, wie du organisiert geblieben bist und Fristen eingehalten hast, während du bestimmte agile Methoden verwendet hast, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden.
7. Stelle sicher, dass deine Antwort gut organisiert ist
Du kannst sagen, was du willst, um deine Organisation zu beweisen, aber wenn deine Antwort selbst als ein unzusammenhängendes Durcheinander herauskommt, wird es nicht die Art von Vertrauen wecken, das du anstrebst. Um in jedem Job organisiert zu bleiben, musst du auch in der Lage sein, dein Denken zu ordnen und diese Fähigkeit kannst du bei der Strukturierung deiner Antwort unter Beweis stellen.
Interviewer lieben organisierte Antworten. Du kannst deine Antwort in chronologische Schritte unterteilen, über ein paar verschiedene Tools oder Strategien sprechen, die du bei deiner Arbeit verwendest oder den Interviewer durch die Herangehensweise an verschiedene Szenarien führen.
8. Halte deine Antwort prägnant
Eine ungeordnete Antwort wird Zweifel an deinen organisatorischen Fähigkeiten aufkommen lassen, ebenso verhält es sich, wenn du fünf Minuten lang herumschweifst und den Faden der Frage verlierst. Du möchtest zwar spezifisch sein, damit der Interviewer dein System genau versteht und sich vorstellen kann, wie du arbeitest, aber du musst nicht jede einzelne Strategie bis ins kleinste Detail erläutern.
Deine Antwort kann kurz, knackig und auf dem Punkt sein. Und wenn der Interviewer mehr darüber wissen möchte, wie du ein bestimmtes Tool verwendet hast oder möchte, dass du ihn mit einigen dieser Strategien durch ein bestimmtes Projekt führst, wird er sicherlich Folgefragen stellen.
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