| Mila Rothe
Wann, warum und wie man persönliche Referenzen bei einer Jobsuche verwendet
- Was ist eine Personenreferenz?
- Wann solltest du eine Personenreferenz verwenden?
- Was ist der Unterschied zwischen persönlichen und beruflichen Referenzen und wen kannst du fragen?
- Kann ich ein Familienmitglied als persönliche Referenz verwenden?
- Wie bitte ich jemanden, eine persönliche Referenz zu sein?
Wäre es nicht toll, wenn du dein Wunschunternehmen betrittst, von dir erzählst und gleich vor Ort deinen Traumjob ergatterst? Leider ist die Jobsuche in der Realität aber etwas aufwendiger und Arbeitgeber wollen nicht nur wissen, wie du dich präsentierst, sondern auch, was andere über dich sagen.
Egal, ob du gerade erst am Anfang deiner Karriere stehst oder ein erfahrener Profi mit viel Erfahrung bist, musst du möglicherweise während deiner Jobsuche persönliche und berufliche Referenzen vorlegen.
Aber was genau ist überhaupt eine persönliche Referenz und wie sollte man sie verwenden? Wen sollte man für ein persönliches Zeugnis auswählen und helfen dir diese überhaupt dabei, den gewünschten Arbeitsplatz zu bekommen? Lies jetzt weiter und bekommen die Antworten auf deine Fragen:
Was ist eine Personenreferenz?
Eine Referenz ist jemand, der einem potenziellen Arbeitgeber Informationen über dich gibt, um ihm zu helfen, mehr über dich zu erfahren. Es gibt dabei zwei Arten: beruflich und privat. Eine professionelle Referenz – wie ein Manager oder Teamleiter – gibt Informationen darüber, wer du bei der Arbeit bist, einschließlich deiner Arbeitsmoral und Leistung. Eine persönliche Referenz hingegen ist jemand, den du außerhalb deiner Arbeit kennst und der Informationen über deinen Charakter und deine Fähigkeiten teilen kann, die du in deinem außerberuflichen Leben verwendet hast.
Bei deiner Jobsuche hörst du vielleicht, dass berufliche Referenzen wichtiger sind als persönliche, aber das ist nicht immer der Fall. Persönliche Referenzen können einem potenziellen Arbeitgeber wertvolle Einblicke in deine beruflichen Möglichkeiten bieten. Tatsächlich ist eine persönliche Referenz jemand, der deine Fähigkeiten zur Wertschöpfung bei der Arbeit ausdrückt und Schlüsselfähigkeiten und –stärken hervorheben kann, die dir die gewünschte Rolle einbringen würden. Wenn du beispielsweise für eine Stelle im Projektmanagement in Betracht gezogen wirst, könnte (und sollte) deine persönliche Referenz jemand sein, der über verwandte Fähigkeiten wie Planung oder Zeiteinteilung sprechen kann.
Arbeitgeber verlassen sich auch auf persönliche Referenzen, um über deine beruflichen Qualifikationen hinaus mehr über dich zu erfahren. Ein gutes persönliches Zeugnis zeigt, ob du vielseitig bist. Wenn du mit deinen persönlichen Referenzen sprichst, denke über eine Reihe von Themen nach, die deinen zukünftigen Arbeitgeber interessieren könnten:
- Werte
- Arbeitsmoral
- Fähigkeit, mit anderen zusammenzuarbeiten
- Relevante Fähigkeiten, die du außerhalb deines Arbeitsumfelds erworben hast
- Persönlichkeitsmerkmale
Potenzielle Arbeitgeber fragen oft nach deinen Soft Skills. Aktives Zuhören, Aufbau von Beziehungen, Konfliktlösung, Zeitmanagement und Entscheidungsfindung sind Beispiele für Soft Skills, die du wahrscheinlich sowohl bei der Arbeit als auch im persönlichen Umfeld einsetzt. Wenn du vielseitig bist und versuchst, dies zu kommunizieren und diese Soft Skills zum Leben zu erwecken, werden dir persönliche Referenzen dabei helfen. Wähle also eine persönliche Referenz aus, die über diese Fähigkeiten sprechen kann und zeige, dass du am Arbeitsplatz erfolgreich sein kannst.
Wann solltest du eine Personenreferenz verwenden?
Einige Arbeitgeber fragen direkt nach einer persönlichen Referenz und du solltest diesem Wunsch immer direkt nachgehen. Aber auch wenn du nicht ausdrücklich nach einer persönlichen Referenz gefragt wirst, kannst du eine verwenden - grundsätzlich immer dann, wenn du nicht genügend Arbeitszeugnisse vorweisen kannst oder du kein Arbeitszeugnis hast, das etwas zu einem bestimmten Aspekt deiner Qualifikationen aussagen kann, die du für den neuen Job benötigst. Dann kannst du diese Lücken mit persönlichen Hinweisen füllen.
Berufseinsteigen können beispielsweise ein persönliches Zeugnis verwenden, um ihre Fähigkeiten und Qualitäten zu zeigen, die mit der Stelle, auf die sie sich beworben haben, in Verbindung stehen – insbesondere, wenn sie nicht die Anzahl der beruflichen Referenzen haben, die ein Unternehmen verlangt. Ein starkes persönliches Zeugnis eines Berufseinsteigers kann den Fokus von seiner mangelnden Berufserfahrung ablenken und darauf hinweisen, warum er die richtige Person für die Stelle ist. Diese Referenz kann zum Beispiel jemand sein, mit dem du zusammengearbeitet hast, ein Mitglied eines Gemeinde- oder Schulprojekts oder einfach jemand, mit dem du ein gemeinsames Hobby teilst.
Du kannst auch eine persönliche Referenz verwenden, wenn du dich beruflich verändern willst, dich auf eine Stelle bewirbst, bei der du mit einer bestimmten Bevölkerungsgruppe zusammenarbeitest (z.B. Kinder oder Behinderte), oder einfach wenn du zeigen willst, welche Fähigkeiten du jeden Tag in den Job einbringen kannst.
Was ist der Unterschied zwischen persönlichen und beruflichen Referenzen und wen kannst du fragen?
Persönliche Referenzen sind Personen, die du von außerhalb deiner Arbeit kennst, wie zum Beispiel Sport-Organisationen oder soziale Gruppen. Versuche bei der Auswahl einer persönlichen Referenz dich an jemanden zu wenden, der nützliche Einblicke aus erster Hand in deine Arbeitsweise geben kann – auch wenn es sich nicht um ein formelles berufliches Umfeld wie einen Job oder ein Praktikum handelt.
Beispiele für Personen, die (je nach Situation) als persönliche Referenz dienen können:
- Mentoren
- Hochschulprofessoren
- Personen, die du aus Netzwerken oder professionellen Mitgliedschaftsgruppen kennst
- Leiter von sozialen Clubs, Hobbygruppen oder gemeinnützigen Aktivitäten
- Coaches oder Instruktoren aus außerschulischen Aktivitäten
- Freunde, die mit dir an einem Projekt oder einer Aufgabe gearbeitet haben
In der Zwischenzeit muss eine professionelle Referenz jemand sein, der in deinem beruflichen Umfeld gearbeitet hat. Es ist ratsam, professionelle Referenzen von Personen anzufordern, die dich von deinen Jobs, Praktika oder Stipendien kennen. Man kann beispielsweise einen Manager oder Vorgesetzten fragen, bei dem du gearbeitet hast, aber auch einen Kollegen aus deinem Team oder einer anderen Abteilung, wenn du eng und häufig mit der Person zusammengearbeitet hast. Wenn du eine Führungsrolle ausgeübt hast, kannst du dich an einen dir direkt untergestellten Mitarbeiter wenden. Der Schlüssel ist, dass ihr beide in einem Arbeitsprojekt ein Ziel hattet, das miteinander verbunden war. Ein gemeinsames Ziel hilft, da deine Referenz dem Arbeitgeber detailliert mitteilen kann, wie du arbeitest – insbesondere, wie du zum Erreichen der Ziele beigetragen und das Team oder das Projekt positiv beeinflusst hast.
Personen, die als professionelle Referenzen dienen können:
- Direkte Vorgesetzte Andere Manager und Führungskräfte in deinem Unternehmen
- Kollegen in deinem Team
- Kollegen in anderen Abteilungen
- Kunden
- Manager und Führungskräfte von Organisationen, für die du freiwillig gearbeitet hast
- Hochschulprofessoren
- Geschäftspartner
- Akademische Berater
Du wirst feststellen, dass ehemalige Professoren sowohl als persönliche als auch als berufliche Referenzen aufgeführt sind. Dies liegt daran, dass die Art deiner Beziehung zu ihnen variieren kann. Wenn du eine enge Beziehung zu einem Professor hattest und ihn vielleicht sogar als Mentor angesehen hast, kannst ihn als persönliche Referenz aufführen. Wenn du außerhalb des Unterrichts mit dem Professor zusammengearbeitet hast (z. B. als Forschungsassistent oder als Lehrassistent), kann er eine berufliche Referenz sein. Eine Einschränkung: Wähle keinen Professor für beide Arten von Referenzen aus, wenn du ihn nur aus dem Unterricht kennst und keine Beziehung zu ihm aufgebaut hast. Die meisten Professoren haben im Laufe der Jahre viele Studenten und erinnern sich möglicherweise nicht gut genug an dich, um als Referenz zu dienen, wenn du einer von 100 Studenten in ihren Vorlesungen warst und ihr sonst nicht miteinander interagiert habt.
Kann ich ein Familienmitglied als persönliche Referenz verwenden?
Bevor du auf die Möglichkeit zurückgreifst, ein Familienmitglied als persönliche Referenz zu verwenden, solltest du zuerst alle anderen Optionen ausschöpfen.
Es ist jedoch auch völlig in Ordnung, die Familie als persönliche Referenz zu verwenden, solange eine Bedingung erfüllt ist: Ein gemeinsames bedeutendes Projekt. Habt ihr zusammen ein Geschäft aufgebaut? Habt ihr gemeinsam eine Initiative oder ein neues Projekt gestartet? Es muss etwas sein, das eine bedeutende Wirkung zeigt, sei es im sozialen oder geschäftlichen Bereich. Unabhängig davon, ob du zuerst alle anderen Optionen ausschöpfst oder nicht, ein Familienmitglied als persönliche Referenz zu nennen, funktioniert am besten, wenn ihr ein gemeinsames Projekt gestartet habt (z.B. ein kleines Unternehmen, ein Freiwilligenprojekt in deiner Gemeinde oder einen Podcast, Blog oder YouTube-Kanal).
Möglicherweise befindest du dich in einer Situation, in der du das Gefühl hast, dass bei einem Familienmitglied die Grenzen zwischen persönlichem und beruflichem Bezug verwischt. Sollte dies der Fall sein und du kannst ein Familienmitglied sowohl als persönliche als auch als berufliche Referenz verwenden, ist es ratsam, ihn es als persönliche Referenz zu verwenden. Arbeitgeber befürchten oft, dass Familienmitglieder nicht so objektive Referenzen abgeben wie ein nicht verwandter Manager oder Mitarbeiter. Daher sollten Familienmitglieder nur als persönliche Referenzen dienen – wenn du sie überhaupt verwendest.
Wie bitte ich jemanden, eine persönliche Referenz zu sein?
Wenn du nach einer persönlichen Referenz fragst, ist es auch wichtig, wie du die Person fragst. Selbst wenn du dich an jemanden wendest, den du gut kennst, ist es dennoch wichtig, professionell vorzugehen. Du solltest jemanden bitten, deine Referenz zu sein, bevor du deine Informationen an einen potentiellen Arbeitgeber weitergibst. Wann du sie fragst, bleibt dir überlassen, solange du ihnen genügend Zeit gibst, um zu antworten und sich vorzubereiten. Zu bestätigen, dass jemand eine persönliche Referenz für dich sein möchte, zeigt Respekt und Rücksichtnahme für dich.
Wenn du im Voraus fragst, hast du auch die Möglichkeit, relevante Informationen auszutauschen und deine Referenz auf ein Gespräch vorzubereiten. Wenn sie nicht über die Informationen verfügen, die sie für eine überzeugende Bewertung benötigen, kann dies deine Chance auf den gewünschten Job möglicherweise beeinträchtigen.
Wenn du also jemanden bittest, deine persönliche Referenz zu sein, solltest du deinen maßgeschneiderten Lebenslauf einreichen, einen Link zu deinem Portfolio und allen anderen Materialien bereitstellen, die deiner Referenz helfen können, sich auf das Gespräch mit dem Arbeitgeber über dich vorzubereiten (z. B. eine Zusammenfassung deiner wichtigsten Leistungen bei dem Projekt, an dem ihr gemeinsam gearbeitet habt). Darüber hinaus solltest du eine Kopie der Stellenbeschreibungen zur Verfügung stellen, damit deine Referenz die Stellenanforderungen und Erwartungen kennt und im Gespräch mit dem Arbeitgeber angeben kann, warum du gut zu ihnen passt. Es ist wichtig, zudem deine Soft Skills zu identifizieren und sicherzustellen, dass deine persönlichen Referenzen sie mit konkreten Beispielen dafür angeben können, wie du diese Fähigkeiten ausgeübt hast, damit sie in einem Referenzgespräch oder einem Referenzschreiben angesprochen werden können.
In den meisten Fällen wirst du vermutlich die Anfrage schriftlich per E-Mail oder LinkedIn senden. Wenn die Person, an die du dich wendest, deiner Anfrage zustimmt, bestätige die Kontaktinformationen deiner Referenz und stelle alle Materialien bereit, die sie möglicherweise benötigen wird. Lasse sie dann wissen, sobald du deine Vorstellungsgespräche abgeschlossen und dem Personalvermittler oder Einstellungsleiter ihren Namen mitgeteilt hast – und alle Informationen darüber, wann der Einstellungsleiter eine Kontaktaufnahme plant.
Nachdem deine Referenz aufgerufen wurde, gehen dem ganzen nach. Wenn der Arbeitgeber telefonisch mit deiner Referenz gesprochen hat, kann die Person dir möglicherweise Aufschluss darüber geben, wonach der Arbeitgeber gefragt hat und wie das Gespräch gelaufen ist. Denke daran, dass Arbeitgeber selten Informationen über die Suche mit den Referenzen teilen, sodass sie dir wahrscheinlich nur sagen können, was ihr Eindruck von dem Gespräch war oder welche Fragen aufgekommen sind.
Achte darauf, deine Referenzen für ihre Zeit zu danken, auch wenn du den Job nicht bekommen hast. Eine E-Mail ist ein grundlegender Ausgangspunkt für deine Dankesnotiz, aber du kannst auch einen handschriftlichen Brief abgeben oder verschicken, wenn du es persönlicher gestalten möchtest. Du kannst auch in Erwägung ziehen, ein kleines Geschenk zu senden, um dich bei deiner Referenz für ihre Zeit zu bedanken. Du musst aber kein Geschenk verschicken, aber vergiss das Dankeschön nicht – schließlich haben sie dir vielleicht gerade geholfen, einen tollen neuen Job zu bekommen!
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