Egal, welchen Job du hast oder in welcher Branche du arbeitest, du brauchst starke Kommunikationsfähigkeiten – d.h. die Fähigkeiten, Eigenschaften und das Wissen, die dir dabei helfen, Informationen zu geben und zu erhalten. Dabei spielt es keine Rolle, ob du potenzielle Kunden anrufst, ein Meeting mit bestehend Kunden hast, deinem Chef eine Mail schreibst, mit deinen Kollegen sprichst oder etwas anderes machst, bei dem du eine Art von Nachricht übermittelst oder aufnehmen musst – deine Kommunikationsfähigkeiten machen es möglich.

Kommunikation ist alles. Menschen beurteilen deine Kompetenzen, Ideen, Stärken, Schwächen und dein Potenzial anhand deiner Kommunikationsweise. Ein erfahrener Softwareingenieur, der dem Rest seines Teams oder seinen Vorgesetzten einen Plan oder ein Problem nicht mitteilen kann, könnte beispielweise aufgrund eines Missverständnisses an Glaubwürdigkeit verlieren.

Eine starke Kommunikation stellt sicher, dass die Mitglieder deines Teams oder deines Unternehmens gut zusammenarbeiten und ihre Ziele erreichen. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Organisationen in ihrem Herzen eine Gruppe von Einzelpersonen sind, die zusammenarbeiten und Entscheidungen treffen, um eine gemeinsame Mission zu erreichen. Ohne Kommunikation verstehen sich Einzelpersonen möglicherweise nicht oder können die Ziele ihrer Organisation nicht nachvollziehen. Auch als Selbständiger musst du mit deinen Kunden sprechen, um deine eigenen Geschäftsziele zu erreichen!

Unterm Strich: Gute Kommunikation sorgt dafür, dass Erwartungen klar sind, Standpunkte gehört werden, Menschen sich respektiert fühlen und Beziehungen und Arbeitsleistungen konstant bleiben.

Lies jetzt im Folgenden mehr über die verschiedenen Kommunikationsformen und wie du deine Fähigkeiten verbessern und bei deiner nächsten Jobsuche unter Beweis stellen kannst.

Was sind die häufigsten Kommunikationsarten?

Kommunikation kann auf verschiedene Weise und über verschiedene Medien erfolgen. Es gibt keine einheitliche Kommunikationsform, die für jeden in deinem Team funktionieren wird. Deshalb ist es ratsam, alle deine Teamkollegen kennenzulernen und mehr darüber zu erfahren, was funktioniert und für dich das Beste ist.

Hier sind die vier gängigsten Kommunikationsformen, die du in deinem Job benötigst:

• Die verbale Kommunikation umfasst die Worte, die du sagst und von anderen hörst – hauptsächlich persönlich, telefonisch oder in einem Video-Chat. Mit anderen Worten: Sprechen und Zuhören. (Hinweis: Zuhören ist oft das Wichtigste!)
• Die nonverbale Kommunikation beinhaltet die Botschaften, die wir ohne unsere Worte übermitteln – alles von dem, was unsere Körpersprache und unser Stimmton implizieren, wie wir uns im Raum relativ zu unserem Gesprächspartner positionieren, wie wir uns kleiden oder uns anderweitig präsentieren.
• Die schriftliche Kommunikation ist die Übermittlung von Informationen durch einen Text. Dieser Artikel ist eine schriftliche Kommunikation, ebenso wie deine E-Mails, Texte und andere Nachrichten. Schreibfähigkeiten sind für den Erfolg am Arbeitsplatz von entscheidender Bedeutung, unabhängig von deinem Job.
• Die visuelle Kommunikation bezieht sich auf die Verwendung von Bildern, Tabellen oder Grafiken, um Informationen zu kommunizieren. Wenn du zum Beispiel eine PowerPoint-Präsentation halten oder eine Datenvisualisierung erstellen musst, ist das visuelle Kommunikation.

Du verwendest wahrscheinlich alle vier dieser Kommunikationsformen, aber abhängig von deinem Job bist du sehr wahrscheinlich von einigen mehr abhängig als von anderen.

8 Schlüsselkompetenzen für die Kommunikation am Arbeitsplatz

Hier sind acht Kommunikationsfähigkeiten, die du am Arbeitsplatz in verschiedenen Medien einsetzen kannst, um sicherzustellen, dass du verstanden wirst und du andere auch verstehst.

1. Aktives Zuhören

Aktives Zuhören bedeutet Zuhören, damit du den Inhalt des Gesagten behältst, die Absicht des Sprechers erfasst und ein Gefühl für die Gefühle und Emotionen der Person bekommst, der du zuhörst. Aktives Zuhören kann dir dabei helfen, die benötigten Informationen zu sammeln, Missverständnisse zu reduzieren, Beziehungen aufzubauen und gut mit anderen zusammenzuarbeiten.

Wenn du aktives Zuhören übst, achte darauf, dass voll präsent bist und dein Fokus auf der anderen Person liegt. Du achtest dabei nicht nur auf ihre Worte, sondern auch auf ihren Tonfall, ihre Körpersprache und alle weiteren nonverbalen Hinweise. Wenn du nur darauf wartest, auch zu sprechen oder du nur zuhörst, um das zu bekommen, was du hören möchtest, übst du kein aktives Zuhören aus.

Um wirklich aktiv zuzuhören, nimmst du Blickkontakt mit der sprechenden Person auf, drehst dich ihr zu, nickst und reagierst mit entsprechender Mimik auf das Gesagte. Du solltest dich auch darauf einlassen, was die Person wirklich sagt: Mache dir Notizen, stelle Fragen, wiederhole das Gesagte und biete Lösungen oder Vorschläge an. Aber mach alle diese Dinge authentisch. Aktives Zuhören kann magisch sein; oder es kann roboterhaft und ärgerlich sein. Jeder hat schon einmal den Kundenservice angerufen und wurde von jemandem behandelt, der zu oft deinen Namen verwendet und einfach das, was du gerade gesagt hast, rezitiert hat. Aber man kann aktiv zuhören und echtes Einfühlungsvermögen und Engagement vermitteln. Höre wirklich zu mit dem ausdrücklichen Ziel, sowohl die Worte als auch die Erfahrung dahinter zu verstehen.

Aktives Zuhören ist am relevantesten, wenn du mit Menschen sprichst, aber du kannst ähnliche Strategien anwenden, wenn du auf schriftliche oder visuelle Kommunikation reagierst. Frage dich: Was ist die Absicht des Kommunikators? Was kannst du über ihre Gefühle oder Emotionen herausfinden? Du solltest auch ähnlich reagieren: Stelle aufschlussreiche Fragen, um mehr zu erfahren, bekräftigen ihre Absicht, um sicherzustellen, dass du sie verstehst und antworte angemessen.

2. Klarheit

Klarheit in der Kommunikation ist zweigleisig: Wenn du kommunizierst, musst du zuerst selbst wissen, was du erreichen möchtest und dann sicherstellen, dass du diese Ziele deinem Publikum klar vermittelst.

Die Definition deiner Ziele in der Planungsphase deiner Kommunikationsmöglichkeiten hilft, Klarheit zu schaffen. Die Länge und Formalität einer Planungsphase variiert stark je nach Situation – für eine wichtige Präsentation kann es Tage oder Wochen dauern und formelle Meetings und Brainstormings beinhalten, während es für eine kurze Nachricht an einen Kollegen einige Minuten oder weniger in Anspruch nehmen kann. Nimm dir auf jeden Fall einen Moment Zeit, bevor du sprichst, tippst oder etwas anderes machst: Was möchtest du die Person, die deine Nachricht erhält, wissen lassen? Möchtest du die zum Beispiel über ein laufendes Projekt auf dem Laufen halten? Möchtest du sie bitten, dir bei etwas zu helfen? Willst du einen Konflikt oder ein Missverständnis lösen? Oder sie einfach nur wissen lassen, dass sie einen tollen Job macht?

Sobald du dein Ziel kennst, stelle sicher, dass es in deiner Kommunikation rüberkommt. Beschreibst du die Hauptpunkte deiner Botschaft direkt oder tanzt du nur um sie herum? Verfügt der Empfänger deiner Nachricht über die nötigen Informationen und den Kontext, um dich zu verstehen? Gibst du zu wenig oder zu viel Informationen? Wenn du eine Anfrage stellst, ist Klarheit besonders wichtig. Wir müssen sicherstellen, dass wir klar und deutlich mitteilen, was erforderlich ist, wie der Erfolg aussieht, wann etwas erreicht werden muss und welche Prioritäten es gibt. Und wenn du dich nicht sicher bist, ob deine Nachricht eindeutig angekommen ist, kannst du dies jederzeit durch Nachfragen bestätigen.

Um zu wissen, wie du dein Anliegen in einer bestimmten Situation klar herüber bringst, müssen viele Fähigkeiten auf dieser Liste eingebracht werden, einschließlich der Aufmerksamkeit des Publikums und der Kommunikationsmethode.

3. Aufmerksamkeit des Publikums

Die Aufmerksamkeit des Publikums bedeutet, dass du genau weißt, wie du den/die Empfänger deiner Nachricht bei der Planung und Übermittlung im Auge behältst. Wenn du dir der Art und Weise bewusst bist, wie du mit der spezifischen Zielgruppe kommunizierst, kannst du sicherstellen, dass du verstanden wirst und dein Ziel erreichst. Wenn du beispielsweise deinem Vorgesetzten ein Problem im Zusammenhang mit der täglichen Arbeit deines Teams erklärst, musst du ihm wahrscheinlich weniger Kontext geben und kannst das Branchen-, Unternehmens- und Team-Jargon verwenden, ohne ihn zu definieren. Aber wenn man versucht, die gleiche Situation der Unternehmensleitung oder einem externen Stakeholder zu erklären, muss man es möglicherweise neu formulieren, damit es Anklang findet.

Wann immer du mit jemanden kommunizierst (über ein beliebiges Medium), musst du berücksichtigen, woher die Person kommt. Hier sind einige Fragen, die du dir über dein Publikum stellen solltest:

• Was wissen sie über das Thema, über das ich spreche?
• Welche Art von Investition haben sie in der Situation? (Zum Beispiel könnte sich ein Kollege in der Buchhaltung am meisten darauf konzentrieren, wie viel Geld ein neues Projekt kosten oder einbringen wird, während jemand aus dem Marketing am meisten daran interessiert sein könnte, wie es den Kunden kommuniziert wird.)
• Weißt du, wie dein Publikum Informationen aufgrund deiner vorherigen Interaktionen am besten aufnimmt? (Begreifen sie Punkte bei gegebenen Beispielen schneller oder denken sie in Konzepten und Ideen? Helfen ihnen visuelle Hilfsmittel?)
• Werden sie den Jargon verstehen, den du verwendest?
• Warum ist das, was du sagen willst, für sie wichtig?

Plane dann deine Kommunikation mit deinem Publikum und bewerte die Reaktionen live, damit du das Gesagte bei Bedarf anpassen kannst. Du solltest deinen Ton auch an den Inhalt deiner Kommunikation anpassen. Handelt es sich um eine ernste Situation oder Interaktion mit einer Person, die du nicht gut kennst? Halte die Dinge formeller. Möchtest du nicht, dass die andere Person zu viel Stress hat? Dann verwende einen lockeren Ton, aber nur, wenn eure Beziehung es zulässt.

Wenn du Zweifel über den richtigen Ton am Arbeitsplatz hast, halte es lieber professionell und formell als beiläufig. Schreibe in ganzen Sätzen und beachte Groß- und Kleinschreibung. Auch wenn die meisten Menschen einen eher umgangssprachlichen Schreibstil pflegen, kann dies die falsche Nachricht senden. Kommuniziere wie ein Profi, wenn du als solcher wahrgenommen werden willst. Behandele jeden mit Respekt, unabhängig von deinem persönlichen Geschmack.

5. Emotionale Intelligenz und Empathie

Emotionale Intelligenz (auch bekannt als EQ) bedeutet, mit Emotionen – sowohl den eigenen als auch denen anderer – im Einklang zu sein und in einer bestimmten Situation angemessen darauf zu reagieren. Am Arbeitsplatz bedeutet dies oft, sich in andere einzufühlen. EQ kann dir dabei helfen, stärkere Beziehungen aufzubauen, Konflikte zu vermeiden und zu entschärfen und zu einem gesunden und produktiven Arbeitsumfeld beizutragen.

Um emotionale Intelligenz in deiner Arbeitskommunikation zu nutzen, musst du dir die Zeit nehmen, deinen eigenen emotionalen Zustand zu beurteilen. Hat ein Kollege eine schlechte Bemerkung zu deiner Neugestaltung der Website fallen lassen? Erkenne an, ob du vielleicht wütend oder verärgert bist, weil es deinen Tag gestört hat und überlege, wie diese Emotionen in deiner Kommunikation durchkommen könnten.

Denke auch darüber nach, wo die andere Person emotional sein könnte – oder frag sie einfach. Wenn etwas überraschend oder ungewöhnlich erscheint, kann es sehr gut von etwas außerhalb der Arbeit angetrieben werden. Nimm dir die Zeit, um das Gesamtbild zu verstehen und einzuschätzen, bevor du dich auf die Arbeitskomponente konzentrierst. Vergiss nicht, dass die Menschen, mit denen du arbeitest, Menschen sind - auch wenn du sie nur im beruflichen Kontext kennst.

Darüber hinaus solltest du schwierige Gespräche mit viel Fingerspitzengefühl angehen. Denke darüber nach: Wenn du mit einer Reihe schwieriger Aufgaben mit kurzbevorstehenden Fristen jonglierst, wie würdest du dich fühlen, wenn dein Manager genau diesen Zeitpunkt wählt, um dir mitzuteilen, dass du dieses Jahr doch keine Gehaltserhöhung bekommst?

6. Die Fähigkeit, konstruktives Feedback zu geben und zu erhalten

Irgendwann musst du die Arbeit anderer kommentieren, um ihnen zu helfen, sich zu verbessern und qualitativ hochwertigere Ergebnisse für das Unternehmen oder dein Team sicherzustellen. Und irgendwann wirst du ähnliche Kommentare selbst erhalten und musst darauf reagieren. Konstruktives Feedback ist ein entscheidender Teil des Unternehmenswachstums und hilft dir dabei, professionelle Beziehungen aufzubauen, gut mit anderen zusammenzuarbeiten, dich beruflich zu entwickeln, zur beruflichen Entwicklung deiner Kollegen beizutragen und qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. Wenn es gut gemacht wird, können beide Parteien durch konstruktives Feedback wachsen.

Wenn du jemanden konstruktives Feedback gibst, sei es zu einer einzelnen Arbeit oder zu etwas umfassenderen wie einer Fähigkeit oder dem Arbeitsstil, sollte es klar, handlungs- und beispielorientiert sein. Du solltest zum Beispiel niemals einfach sagen, dass ein Design, an dem jemand gearbeitet hat, schlecht ist. Konzentriere dich stattdessen auf bestimmte Bereiche, in denen du Verbesserungsvorschläge geben kannst und wende Beispiele an, um Kontext zu liefern. Und denke daran, dass Feedback niemals eine Gelegenheit sein sollte, jemanden zu erniedrigen oder zu kritisieren, wer er als Person ist.

Anstelle von „Du bist nachlässig“ oder „Das ist unmöglich zu verstehen“, sage etwas in der Art: „Mir ist aufgefallen, dass du dazu neigst, einige kleine Details zu übersehen. In der gestrigen Präsentation hast du auf der dritten Folie Q2-Zahlen anstelle von Q3-Zahlen verwendet und auf der achten Folie ist dir möglicherweise ein Rechenfehler unterlaufen. Ich denke, du kannst davon profitieren, dir für Präsentationen etwas mehr Zeit zu nehmen und sicherzustellen, dass du deine Arbeit noch einmal überprüfst, bevor du sie vorstellst.“

Widerstehe dem Drang, in die Defensive zu gehen, wenn du Feedback erhältst. Nutze dein aktives Zuhören und deine emotionale Intelligenz, um sicherzustellen, dass du nicht nur verstehst, was man dir sagt, sondern auch, warum es dir gesagt wird und wie sich diejenige Person dabei fühlen könnte. Berücksichtige alle Rückmeldungen. Das bedeutet aber nicht, dass du alle Vorschläge ohne Nachfrage annehmen musst, sondern, dass du sie berücksichtigen und darüber nachdenken solltest.

7. Bewusstsein für die Körpersprache

Die Körpersprache ist ein großer Teil der nonverbalen Kommunikation. Auf diese Weise halten und drücken wir uns sowohl beim Sprechen als auch beim Zuhören aus – dazu gehören unsere Position, Körperhaltung, Mimik und Bewegungen und anderen nonverbale Hinweise. Im Allgemeinen gibt es vier Szenarien, in denen du dir der Körpersprache bewusst sein musst:

• Die Körpersprache anderer beim Zuhören: Die Körpersprache des Zuhörers zu lesen ist eine wichtige Fähigkeit, die es zu entwickeln gilt, besonders wenn man selbst spricht. Der Blick auf ihre Mimik, Körperhaltung, sogar Gesten - alles kann Hinweise auf den Weg geben, den das Gespräch oder die Präsentation nehmen sollte. Scheint dein Publikum dir aktiv zuzuhören? Scheinen sie verwirrt oder desinteressiert?
• Die Körpersprache anderer beim Sprechen: Du kannst viel von der Körpersprache anderer lernen, wenn sie dir von einer Idee, einem Projekt oder einem aufgetretenen Problem erzählen. Was trägt die Art und Weise, wie jemand etwas sagt, zu seiner Botschaft bei?
• Deine Körpersprache beim Zuhören: Dein Gesicht und deine Körpersprache können mehr ausdrücken als deine Worte. Wenn Wörter und die Körpersprache nicht übereinstimmen, gewinnt die Körpersprache. Stelle sicher, dass sie übereinstimmen und dass beide respektvoll sind. Du möchtest beispielsweise nicht, dass die Person, die mit dir spricht, denkt, dass du sauer auf sie bist, weil du beim Sprechen die Stirn runzelst.
• Deine Körpersprache beim Sprechen: Lächelst du und behältst einen lockeren Ton bei? Die Person, mit der du sprichst, wird wahrscheinlich das, was du sagst, als positive Nachricht empfangen. Schaust du die Person nicht an oder stehst gebeugt? Sie könnten denken, dass du nervös, unehrlich oder desinteressiert bist. Zappeln kann dich ängstlich oder unsicher wirken lassen.

Die Körpersprache trägt dazu bei, dass sich die Leute bei dir wohl fühlen. Es ist wichtig Blickkontakt herzustellen, um Vertrauen aufzubauen. Wenn du dir der richtigen Körperhaltung für ein bestimmtes Szenario nicht sicher bist, besteht ein kleiner psychologischer Trick darin, die Körpersprache deines Gegenübers zu spiegeln – so bildet sich schneller eine Verbindung.

8. Präsentieren und öffentliches Reden

In den meisten Jobs musst du zu mindestens gelegentlich mit einer größeren Gruppe von Menschen kommunizieren – sei es, um deine Ideen, die Ergebnisse deiner Arbeit oder ein Produkt zu präsentieren, das du oder dein Team entwickelt habt. Präsentieren und Reden in der Öffentlichkeit sind verschiedene, aber sehr verwandte Kommunikationsfähigkeiten. Öffentliches Reden bedeutet, mit einer Gruppe von Menschen zu interagieren. Präsentationen sind im Allgemeinen vorgeplante öffentliche Reden, die oft mit visuellen Elemente verbunden sind.

Um beim öffentlichen Reden erfolgreich zu sein, musst du viele der Fähigkeiten in diesem Artikel kombinieren:

• Klarheit: Sei dir dessen bewusst, was du sagen möchtest, bevor du mit dem Sprechen beginnst und stelle sicher, dass alles, was du sagst, zu deinem Ziel führt. Habe keine Angst davor, dir einige Notizen zu machen, auf die du dich beziehen kannst, um den Überblick zu behalten – besonders wenn du dazu neigst, abzuschweifen oder nervös zu werden.
• Aufmerksamkeit des Publikums: Vermittele deine Botschaft so, dass jeder sie versteht. Wenn du beispielsweise mit dem Marketingteam sprichst, ist die Verwendung gängiger Marketingbegriffe wie „KPI“ oder „eigene Kanäle“ in Ordnung, aber wenn du vor dem gesamten Unternehmen präsentierst, solltest du sicherstellen, dass du das marketingspezifische Jargon erklärst oder es vermeidest. Darüber hinaus solltest du das, was du sagst, nach Möglichkeit mit etwas verbinden, das die Mitglieder deines Publikums betrifft. Die Präsentation einer neuen Datenbankfunktion, die du entwickelt hast, wird das Account-Management-Team viel mehr interessieren, wenn es erkennt, dass es Kunden jetzt beispielsweise nach Vertragsgröße sortieren kann.
• Körpersprache: Achte auf die Körpersprache deines Publikums. Sind sie verwirrt? Gelangweilt? Verlangsame oder beschleunige nach Bedarf dein Redetempo und gib dem Publikum die Möglichkeit, Fragen zu stellen.

Wenn du präsentierst und ein visuelles Element integriert hast, stelle sicher, dass es deutlich und nicht zu dicht ist. Denke an mehr Bilder und weniger Text. Ein Dutzend Wörter oder weniger können für bestimmte Situationen zu wenig sein, aber wenn du die Zeit minimierst, die dein Publikum mit dem Lesen verbringen wird, anstatt dir zuzuhören, wird deine Präsentation reibungslos verlaufen. Deine visuellen Hilfsmittel müssen ein Präsentationsverstärker und kein Ersatz für dich als Redner sein.

Das Reden in der Öffentlichkeit ist eine dieser Fähigkeiten, bei denen Menschen dazu neigen zu denken, dass sie entweder gut oder schlecht sind, aber das stimmt nicht. Du kannst deine Fähigkeiten zum Reden in der Öffentlichkeit durch Übung absolut verbessern. Beginne damit, mehr zu sprechen oder anzubieten, in kleineren Gruppen zu präsentieren, in denen du dich wohler fühlst – oder sogar nur vor einer Gruppe von Freunden oder Angehörigen – und baue von dort aus auf.

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