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Alternativen zu Online-Besprechungen

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Es ist erst 14:30 Uhr am Nachmittag, aber ich bin schon bereit für ein langes Nickerchen. Ich hatte vier Einzelgespräche, ein Team-Meeting und zwei Jobinterviews – alle über Zoom. Ich überprüfe meinen Kalender und hoffe, einen leichteren Zeitplan vor mir zu haben. Kein Glück.

Das klingt für dich bekannt? Wenn du nach einem Tag mit Videoanrufen gestresster und müder bist als zuvor nach persönlichen Besprechungen, bist du damit nicht allein. Tatsächlich haben Wissenschaftler dieses Phänomen untersucht und stellten fest, dass die „Zoom-Müdigkeit“ eine sehr reale Sache ist.

Forschungen haben ergeben, dass Online-Besprechungen im Allgemeinen eine größere psychische Herausforderung darstellen als eine persönliche Zusammenarbeit. Videotreffen korrelieren aus mehreren Gründen mit dem Gefühl von Stress und Müdigkeit. Um auf dem Laufenden zu bleiben, musst du dich zunächst auf deinen Bildschirm konzentrieren. Zweitens verpasst du wichtige Signale, wie Körpersprache und Mimik und Gestik, die dir normalerweise dabei helfen, die Emotionen anderer und den Tenor des Gesprächs zu verstehen. Wenn der Bildschirm jetzt auch noch mit mehreren Personen geteilt wird, hast du noch schlechtere Möglichkeiten wichtige Signale zu verstehen. (Von den technischen Problemen wollen wir jetzt gar nicht erst anfangen)

Es gibt jedoch einige Optionen, durch die du dich gut organisieren kannst, um produktiv zu bleiben und deine Work-Life-Balance aufrecht zu erhalten. Wir zeigen dir dafür einige Besprechungsalternativen, die dir dabei helfen, kürzere und produktivere Besprechungen zu führen.

1. Schreibe eine E-Mail

Wenn du das nächste Meeting planst, um eine Ankündigung zu machen, einfache Anweisungen zu geben oder Informationen auszutauschen, solltest du dich vorher fragen: Ist dein Anliegen schwer zu verstehen? Wird jemand deswegen überrascht sein oder viele Fragen haben? Wenn alle Antworten darauf „Nein“ sind, kannst du stattdessen eine E-Mail versenden.

Weise am Ende deiner Mail aber darauf hin, dass sich alle bei Bedarf und eventuell auftretenden Fragen jederzeit bei dir melden können.

2. Sende eine Direktnachricht

Offensichtlich sind E-Mails weniger effektiv, um gelegentliche Updates weiterzugeben oder kurze Fragen zu stellen. In diesem Fall ist eine Sofortnachricht in einem internen Kommunikationsprogramm (falls vorhanden) perfekt: In den meisten Organisationen versuchen Mitarbeiter innerhalb von Stunden (wenn nicht sogar Minuten!) zu antworten.

Und scheue dich nicht davor, jemanden zu kontaktieren, der älter ist oder sich außerhalb deiner typischen Umlaufbahn befindet. Es mag sich vielleicht seltsam anfühlen, aber wenn du jemanden eine E-Mail senden kannst, kannst du auch mit dieser Person chatten (natürlich sollte die Professionalität dabei weiter aufrechterhalten werden – vermeide Emojis, GIFs oder die Umgangssprache).

3. Erstelle ein FAQ-Dokument

Wenn du ständig dieselben häufig gestellten Fragen beantworten musst, kannst du stattdessen einen One-Pager mit allen Antworten erstellen, anstatt dasselbe Gespräch mit verschiedenen Personen immer wieder führen zu müssen. Dieses Dokument kann später auch eine nützliche Ressource für Neueinstellungen oder Mitarbeiter außerhalb deines Teams sein, die mehr Kontext benötigen.

4. Bearbeite ein Word Dokument


Dank des Modus "Vorschlagen" in Google Text & Tabellen und "Nachverfolgen von Änderungen" in Microsoft Word-Dateien kannst du dein Feedback zu Memos, Projektübersichten, Versuchszusammenfassung usw. deines Teammitglieds oder direkten Berichts geben.

Es ist einfach zu zeigen, welche Änderungen du vornimmst - und warum, wenn du das Dokument mit entsprechenden Kommentaren versiehst, die deine Entscheidung erläutern. Außerdem kannst du auch andere Notizen und Fragen hinzufügen. Im Gegensatz zum Feedback in einer Videokonferenz hat dein Kollege direkt alle deine Notizen zur Hand.

5. Sende eine Umfrage

Umfragen erhalten nicht nur ehrlichere Reaktionen als persönliche Diskussionen, sondern gleichen auch die Wettbewerbsbedingungen für Personen aus, die sich mit den momentanen Arbeitsbedingungen nicht wohlfühlen (etwa Personen, die erst vor kurzen in das Unternehmen eingetreten sind).

Mit Google Forms oder Typeform lassen sich kostenlos und einfach Umfragen erstellen und bieten zusätzlich Optionen zum anschließenden Analysieren der Ergebnisse. Die Programme kannst du verwenden, wenn du ein Feedback zu einem abgeschlossen Projekt, einer Team- oder Unternehmensinitiative oder einem allgemeinen Engagement der Mitarbeiter benötigst.

6. Brainstorming auf einem Online White Board

Anstatt alle Personen zusammenbringen, um Ideen virtuell zu besprechen und zu erweitern - was, mal ganz ehrlich gesagt, umständlich und unproduktiv ist -, solltest du stattdessen die Gedanken visuell teilen lassen.

Es gibt mehrere Angebote für Online White Boards. Dort können Teammitglieder Notizen, Bilder, Diagramme, Zeichnungen, Dokumente und sogar GIFs hinzufügen. Wenn du das nächste Mal die kreativen Säfte fließen lassen möchtest, gebe deinem Team eine Aufforderung und lass sie alle auf ein White Board los.

7. Rufe an

Kehre mit einem Telefonanruf zu den Grundlagen zurück. Es ist weniger anstrengend als ein Videoanruf, da du beim Interpretieren deines Gesprächspartners nur auf die Sprache zurückgreifen musst und nicht auf die Körpersprache und Gestik und Mimik. Telefonanrufe eignen sich am besten für einfache Gespräche mit einer oder zwei anderen Personen.

Ein paar schnelle Tipps und Vorlagen, um sich von Videoanrufen zu distanzieren

Wie kannst du deine Zoomzeit reduzieren? Wenn du ein Meeting planst, halte einen Moment inne und überlege, ob ein Videocall wirklich notwendig ist (oder ob du ihn kurz halten kannst), indem du die Optionen aus der Liste anwendest.

Auch wenn du dich bereits zu einem solchen Meeting mit deinem Gesprächspartner verabredet hast, kannst du es ändern! Aktualisiere deine Besprechungseinladung mit den neuen Details. Wenn du beispielsweise von einem Videoanruf zu einem Telefonat wechselst, änderst du den Titel einfach in „Telefonanruf“ und die Beschreibung in „Lassen Sie uns eine Pause vom Zoom einlegen und stattdessen einen einfachen Anruf tätigen." Die Chancen stehen gut, dass jeder auf diese Einladung erleichtert reagieren wird.

Auch wenn du nicht derjenige bist, der das Meeting organisiert, kannst du dennoch eine Alternative vorschlagen. Es ist am einfachsten, eine Besprechung auf einen anderen Zeitpunkt zu verschieben, wenn du selbst nicht den Termin nicht vorgeschlagen hast. Antworte mit „Versuchen wir, dies stattdessen mit [Besprechungsalternative] anzugehen. Wenn [Sie noch Fragen haben, mehr sprechen möchten usw.], plane ich gerne etwas Zeit ein."

Wenn aber dein Kollege derjenige ist, der nach dem Meeting gefragt hat, gehst du weicher vor: „Hey [Name], danke, dass Sie eine Einladung an [X ausführen] gesendet haben. Sind Sie auch offen für ein einfaches Telefonat? Es könnte uns allen etwas Zeit sparen.“

Hat ein älterer Vorgesetzter das Meeting geplant? Hier musst du etwas vorsichtiger vorgehen. Du solltest nur dann eine Alternative vorschlagen, wenn du eine gute Beziehung zu dieser Person pflegst und sie offen für etwas ist wie: „Wir haben [Zeit] am [Tag] abgemacht, um über [X] zu sprechen. Ich weiß, dass Sie zurzeit sehr beschäftigt sind sind, daher würde ich gerne stattdessen [zuerst] [Alternative] machen. Ich freue mich auf unseren Austausch.“

Natürlich spielt auch die Größe des Teams beim Meeting und das Datum eine Rolle. Deine Kollegen werden ein „Hey, soll das eine Videokonferenz werden?" wahrscheinlich nicht schätzen. Auch eine Nachricht einige Stunden vor einem 30-Personen-Anruf, der seit zwei Wochen in den Büchern steht, solltest du vermeiden. Je kleiner die Gruppengröße und je weiter das Meeting entfernt ist, desto besser stehen deine Chancen, dass deine Alternative gut angenommen wird.

Sobald dein Kalender weniger überfüllt ist, hast du auch wieder mehr Energie für andere Arbeit und die wirklich wichtigen Zoom-Anrufe.

Tags: Arbeit + Arbeitsplatz + CareerGuide24 + Homeoffice + Karrieretipps + Tricks

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