| Antje Bach
Alternativen zu Online-Besprechungen
Es ist erst 14:30 Uhr am Nachmittag, aber ich bin schon bereit für ein langes Nickerchen. Ich hatte vier Einzelgespräche, ein Team-Meeting und zwei Jobinterviews – alle über Zoom. Ich überprüfe meinen Kalender und hoffe, einen leichteren Zeitplan vor mir zu haben. Kein Glück.
Das klingt für dich bekannt? Wenn du nach einem Tag mit Videoanrufen gestresster und müder bist als zuvor nach persönlichen Besprechungen, bist du damit nicht allein. Tatsächlich haben Wissenschaftler dieses Phänomen untersucht und stellten fest, dass die „Zoom-Müdigkeit“ eine sehr reale Sache ist.
Forschungen haben ergeben, dass Online-Besprechungen im Allgemeinen eine größere psychische Herausforderung darstellen als eine persönliche Zusammenarbeit. Videotreffen korrelieren aus mehreren Gründen mit dem Gefühl von Stress und Müdigkeit. Um auf dem Laufenden zu bleiben, musst du dich zunächst auf deinen Bildschirm konzentrieren. Zweitens verpasst du wichtige Signale, wie Körpersprache und Mimik und Gestik, die dir normalerweise dabei helfen, die Emotionen anderer und den Tenor des Gesprächs zu verstehen. Wenn der Bildschirm jetzt auch noch mit mehreren Personen geteilt wird, hast du noch schlechtere Möglichkeiten wichtige Signale zu verstehen. (Von den technischen Problemen wollen wir jetzt gar nicht erst anfangen)
Es gibt jedoch einige Optionen, durch die du dich gut organisieren kannst, um produktiv zu bleiben und deine Work-Life-Balance aufrecht zu erhalten. Wir zeigen dir dafür einige Besprechungsalternativen, die dir dabei helfen, kürzere und produktivere Besprechungen zu führen.
1. Schreibe eine E-Mail
Wenn du das nächste Meeting planst, um eine Ankündigung zu machen, einfache Anweisungen zu geben oder Informationen auszutauschen, solltest du dich vorher fragen: Ist dein Anliegen schwer zu verstehen? Wird jemand deswegen überrascht sein oder viele Fragen haben? Wenn alle Antworten darauf „Nein“ sind, kannst du stattdessen eine E-Mail versenden.Weise am Ende deiner Mail aber darauf hin, dass sich alle bei Bedarf und eventuell auftretenden Fragen jederzeit bei dir melden können.
2. Sende eine Direktnachricht
Offensichtlich sind E-Mails weniger effektiv, um gelegentliche Updates weiterzugeben oder kurze Fragen zu stellen. In diesem Fall ist eine Sofortnachricht in einem internen Kommunikationsprogramm (falls vorhanden) perfekt: In den meisten Organisationen versuchen Mitarbeiter innerhalb von Stunden (wenn nicht sogar Minuten!) zu antworten.Und scheue dich nicht davor, jemanden zu kontaktieren, der älter ist oder sich außerhalb deiner typischen Umlaufbahn befindet. Es mag sich vielleicht seltsam anfühlen, aber wenn du jemanden eine E-Mail senden kannst, kannst du auch mit dieser Person chatten (natürlich sollte die Professionalität dabei weiter aufrechterhalten werden – vermeide Emojis, GIFs oder die Umgangssprache).
3. Erstelle ein FAQ-Dokument
Wenn du ständig dieselben häufig gestellten Fragen beantworten musst, kannst du stattdessen einen One-Pager mit allen Antworten erstellen, anstatt dasselbe Gespräch mit verschiedenen Personen immer wieder führen zu müssen. Dieses Dokument kann später auch eine nützliche Ressource für Neueinstellungen oder Mitarbeiter außerhalb deines Teams sein, die mehr Kontext benötigen.4. Bearbeite ein Word Dokument
Dank des Modus "Vorschlagen" in Google Text & Tabellen und "Nachverfolgen von Änderungen" in Microsoft Word-Dateien kannst du dein Feedback zu Memos, Projektübersichten, Versuchszusammenfassung usw. deines Teammitglieds oder direkten Berichts geben.
Es ist einfach zu zeigen, welche Änderungen du vornimmst - und warum, wenn du das Dokument mit entsprechenden Kommentaren versiehst, die deine Entscheidung erläutern. Außerdem kannst du auch andere Notizen und Fragen hinzufügen. Im Gegensatz zum Feedback in einer Videokonferenz hat dein Kollege direkt alle deine Notizen zur Hand.
5. Sende eine Umfrage
Umfragen erhalten nicht nur ehrlichere Reaktionen als persönliche Diskussionen, sondern gleichen auch die Wettbewerbsbedingungen für Personen aus, die sich mit den momentanen Arbeitsbedingungen nicht wohlfühlen (etwa Personen, die erst vor kurzen in das Unternehmen eingetreten sind).Mit Google Forms oder Typeform lassen sich kostenlos und einfach Umfragen erstellen und bieten zusätzlich Optionen zum anschließenden Analysieren der Ergebnisse. Die Programme kannst du verwenden, wenn du ein Feedback zu einem abgeschlossen Projekt, einer Team- oder Unternehmensinitiative oder einem allgemeinen Engagement der Mitarbeiter benötigst.
6. Brainstorming auf einem Online White Board
Anstatt alle Personen zusammenbringen, um Ideen virtuell zu besprechen und zu erweitern - was, mal ganz ehrlich gesagt, umständlich und unproduktiv ist -, solltest du stattdessen die Gedanken visuell teilen lassen.Es gibt mehrere Angebote für Online White Boards. Dort können Teammitglieder Notizen, Bilder, Diagramme, Zeichnungen, Dokumente und sogar GIFs hinzufügen. Wenn du das nächste Mal die kreativen Säfte fließen lassen möchtest, gebe deinem Team eine Aufforderung und lass sie alle auf ein White Board los.
7. Rufe an
Kehre mit einem Telefonanruf zu den Grundlagen zurück. Es ist weniger anstrengend als ein Videoanruf, da du beim Interpretieren deines Gesprächspartners nur auf die Sprache zurückgreifen musst und nicht auf die Körpersprache und Gestik und Mimik. Telefonanrufe eignen sich am besten für einfache Gespräche mit einer oder zwei anderen Personen.Ein paar schnelle Tipps und Vorlagen, um sich von Videoanrufen zu distanzieren
Wie kannst du deine Zoomzeit reduzieren? Wenn du ein Meeting planst, halte einen Moment inne und überlege, ob ein Videocall wirklich notwendig ist (oder ob du ihn kurz halten kannst), indem du die Optionen aus der Liste anwendest.Auch wenn du dich bereits zu einem solchen Meeting mit deinem Gesprächspartner verabredet hast, kannst du es ändern! Aktualisiere deine Besprechungseinladung mit den neuen Details. Wenn du beispielsweise von einem Videoanruf zu einem Telefonat wechselst, änderst du den Titel einfach in „Telefonanruf“ und die Beschreibung in „Lassen Sie uns eine Pause vom Zoom einlegen und stattdessen einen einfachen Anruf tätigen." Die Chancen stehen gut, dass jeder auf diese Einladung erleichtert reagieren wird.
Auch wenn du nicht derjenige bist, der das Meeting organisiert, kannst du dennoch eine Alternative vorschlagen. Es ist am einfachsten, eine Besprechung auf einen anderen Zeitpunkt zu verschieben, wenn du selbst nicht den Termin nicht vorgeschlagen hast. Antworte mit „Versuchen wir, dies stattdessen mit [Besprechungsalternative] anzugehen. Wenn [Sie noch Fragen haben, mehr sprechen möchten usw.], plane ich gerne etwas Zeit ein."
Wenn aber dein Kollege derjenige ist, der nach dem Meeting gefragt hat, gehst du weicher vor: „Hey [Name], danke, dass Sie eine Einladung an [X ausführen] gesendet haben. Sind Sie auch offen für ein einfaches Telefonat? Es könnte uns allen etwas Zeit sparen.“
Hat ein älterer Vorgesetzter das Meeting geplant? Hier musst du etwas vorsichtiger vorgehen. Du solltest nur dann eine Alternative vorschlagen, wenn du eine gute Beziehung zu dieser Person pflegst und sie offen für etwas ist wie: „Wir haben [Zeit] am [Tag] abgemacht, um über [X] zu sprechen. Ich weiß, dass Sie zurzeit sehr beschäftigt sind sind, daher würde ich gerne stattdessen [zuerst] [Alternative] machen. Ich freue mich auf unseren Austausch.“
Natürlich spielt auch die Größe des Teams beim Meeting und das Datum eine Rolle. Deine Kollegen werden ein „Hey, soll das eine Videokonferenz werden?" wahrscheinlich nicht schätzen. Auch eine Nachricht einige Stunden vor einem 30-Personen-Anruf, der seit zwei Wochen in den Büchern steht, solltest du vermeiden. Je kleiner die Gruppengröße und je weiter das Meeting entfernt ist, desto besser stehen deine Chancen, dass deine Alternative gut angenommen wird.
Sobald dein Kalender weniger überfüllt ist, hast du auch wieder mehr Energie für andere Arbeit und die wirklich wichtigen Zoom-Anrufe.
Auch interessant
07.10.2022 | Alina Weise
Was ist Upskilling?
Und wie kannst du es nutzen, um deine Wunschkarriere zu erreichen?
Die meisten Menschen denken, dass sie alles was sie für ihre Karriere wissen müssen, im Studium lernen. Dann bekommen sie ihren Wunschjob, steigen auf und brauchen nie wieder einen Kurs belegen oder sich anderweitig weiterbilden. Aber das ist nicht der Fall.
Zwar hast du während deines Studiums oder einer anderen formalen Ausbildung wahrscheinlich eine Menge gelernt, aber du hast noch mehr praktisches Wissen und Fertigkeiten aus jedem ...
26.08.2022 | Alina Weise
Warum Schreibfähigkeiten für jeden Job wichtig sind
– und wie du deine verbessern kannst
Hast du schon einmal eine E-Mail verschickt, die niemand zu verstehen schien und die dazu führte, dass der Zeitplan für ein ganzes Projekt aus der Bahn geworfen wurde? Oder hast du einen Bericht geschrieben, den du dann allen nach dem Lesen mündlich erklären musstest?
Auch wenn du keinen Job hast, in dem das Schreiben eine Kernkomponente deiner beruflichen Pflichten ist, nutzt du deine Schreibfähigkeiten wahrscheinlich trotzdem jeden ...
15.03.2019 | Mila Rothe
Aber Frau Rothe, das haben wir hier doch schon immer so gemacht
Fünf effektive Tipps für kreative Köpfe in eingefahrenen Unternehmensstrukturen
Mein Gott, wie sehr ich es hasse. Diese eingefahren Betriebe in denen alles unter dieser Prämisse läuft. Aber das haben wir doch schon immer so gemacht. Der Satz tritt häufig in Unternehmen auf, in denen auch „der war schon immer so, lassen Sie ihn doch“ als legitime Begründung dafür gilt, Kollegen nicht auf ihr Fehlverhalten hinzuweisen. Jedes Mal steht man da (zumindest erging es immer mir so) und denkt: Aber ...
Tags: Erfolg + Arbeitsplatz + Karrieretipps07.03.2019 | Käthe Helen Becker
Everybody’s Darling
Fünf Tipps, die dich die Herzen deiner Kollegen gewinnen lassen
Weißt du noch, damals? Dieser Moment am Ende der Sommerferien. Dieser Moment, in dem man sich nach sechs Wochen eingestehen musste, dass man sich im tiefsten Inneren seines Herzens freut, dass die Ferien vorbei sind. Der Moment, in dem man weiß, dass man morgen Juan wieder sieht, den spanischen Austausch-Schüler aus der Parallelklasse, in den man schon seit dem letzten Schuljahr verliebt ist. Dass man morgen die Zwillinge Bent und ...
Tags: Erfolg + Arbeitsplatz + Traumjob + Tricks05.03.2019 | Lukas Kayser
Nein. Ist ein vollständiger Satz.
Wie du trotzdem ablehnen kannst, ohne das Wort „nein“ zu benutzen
„Guten Morgen Frau Mayer. Könnten Sie mir bis zum Ende dieser Woche bitte noch den Projektentwurf auf den Tisch legen. Ach, und kommen Sie doch nach Ihrer Mittagspause in mein Büro, ich hätte da noch ein kleines Attentat auf Sie vor.“ Verschmitztes Lächeln, Abgang und Ende des ersten Aktes.
Klingt lustig? Ist es aber meistens nicht! Jeder hat sich sicher schon einmal in so einer Situation befunden. ...
04.10.2016 | Marie Saifert
Outfits im Vorstellungsgespräch
Der Ratgeber für männliche Bewerber
Du wurdest zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen? Super! Bevor du jetzt aber den schwarzen Anzug und die gestreifte Krawatte aus dem Schrank holst, denk darüber nach, wie viele Alternativen es gibt. Man läuft schnell Gefahr over- oder underdressed zu sein. Beides ist nicht gerade wünschenswert. Deswegen haben wir einige wertvolle Tipps zur Kleiderwahl gesammelt, denn dein Outfit ist die erste Chance, um dich als passender Kandidat zu verkaufen.
Zunächst ...
Beliebte Arbeitgeber
Materna Information & Communications SE
Als IT-Unternehmen zeichnen uns spannende IT- und Digitalisierungsprojekte aus. Vom internationalen Großflughafen über wichtige Konzerne und Behörden...
ATLAS TITAN GmbH
Wir – die Atlas Titan - sind der Partner im technischen Projektmanagement. Aktuell sind wir zehn Mal in Deutschland vertreten – mit Gesellschaften...
Jungheinrich Moosburg AG & Co. KG
Erfolg funktioniert nur mit Leidenschaft, Vertrauen und Mut. Davon sind wir als einer der führenden Lösungsanbieter für die Intralogistik fest überzeugt....
