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Wie du deine Präsentation sinnvoll kürzt

Wenn dir weniger Zeit zur Verfügung steht, als dir gedacht
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Da ein ganzes Semester schwer mit Inhalt zu füllen ist, selbst wenn es sich um ein komplexes und spannendes Thema handelt, kam die Vereinigung für freizeitphile ProfessorInnen und DozentInnen vor vielen Jahrzehnten auf die geniale Idee, einen Teil der ihrer Arbeit auf ihre Studenten abzuwälzen. Wozu den Stoff selbst aufbereiten, wenn Studenten auch Referate halten können? Nicht wenige dieser Referate waren bestenfalls Durchschnitt. Bestimmt kannst du dich auch noch an deinen einen oder anderen Vortrag erinnern, bei dem sich deine Vorbereitung nicht in Grenzen gehalten hätte. In unserer Redaktion gibt es niemanden, der nicht wenigstens einmal ein dahingekliertes Referat gehalten hat.

Was im Studium vielleicht noch funktioniert, ist in der Arbeitswelt hingegen nicht mehr so ratsam: Klabausterst du dir am Vorabend noch schnell einen Vortrag aus zwei, drei Fakten, die du auf die Schnelle im Internet gefunden hast, zusammen, machst du vor einem Kunden, deinem Vorgesetzten oder deinem Team wahrscheinlich keine gute Figur (denn seien wir ehrlich – die meisten haben im Studium ein schlechtes Referat als das erkannt, was es war: ein schlechtes Referat). Im schlimmsten Fall geht deinem Unternehmen ein – vielleicht sicher geglaubter – Auftrag durch die Lappen oder deine eigentlich famose Idee wird abgelehnt. Anders als im Studium steckst du also immer deine volle Energie in deine Präsentation, bereitest dich gewissenhaft vor und probst deinen Vortrag, um ganz sicher zu gehen, dass alles sitzt. Perfekt!

Dann der Klassiker: Deinen Vortrag, der "mindestens eine halbe Stunde dauern muss, auf keinen Fall weniger", soll plötzlich in zehn Minuten abgehandelt werden. Wie bekommst du jetzt alle relevanten Fakten unter? Einfach dreimal so schnell reden? Keine gute Idee. Wir verraten dir, was du stattdessen tun solltest:

Stell dein Fazit an erste Stelle

Zeit ist generell eine Mangelware. Auch deine Zuhörer haben wenig bis keine und wären am liebsten schon woanders. Natürlich wird deine Schlussfolgerung allein ohne Argumente nicht überzeugen, aber du solltest, vor allem wenn du mit deiner Präsentation unter Zeitdruck stehst, nicht deine Zeit verlieren, sondern schnell auf den Punkt kommen. Wie du zu deinem Fazit kommst, kannst du hinterher immer noch erläutern. Wenn du dich mit der Zeit deiner Präsentation verschätzt, fällt es weniger ins Gewicht, wenn eins der unbedeutenderen Argumente wegfällt als die Quintessenz deines Vortrages.

Bau deine Präsentation in Schichten oder Teilbereiche auf


Schichten

Ohne Argumente wirst du dein Publikum in der Regel nicht von deinem Fazit überzeugen können. Steht es also im Raum, musst du es untermauern. Wichtig ist hier, deine Argumentation richtig aufzubauen, heißt: Du beginnst mit den überzeugenden Argumenten zuerst. Es schadet natürlich nicht, mehrere zu haben, aber wenn du deine Zeit mit "Stimmt, das ist ein netter Nebeneffekt"-Argumenten füllst, wird das zu wenig sein. Deine Darlegungen müssen zwingend sein: richtige Killer-Argumente. Wenn du am Ende noch die Kirsche auf die Sahnetorte setzen kannst, sehr schön. Aber wenn die Sahnetorte fehlt, hast du vermutlich ein Problem.

Das gilt natürlich nicht nur für Argumente, sondern auch alles andere, z.B. die relevanten Informationen. Fange mit den wichtigen und grundlegenden Sachen an und arbeite dich immer weiter nach außen vor. Je mehr du dich dem Ende deiner Präsentation näherst, desto weniger gewichtig sollte das Gesagte ausfallen.

Teilbereiche

Statt dich vom Kern langsam ganz nach außen zu arbeiten, unterteilst du hier deine Präsentation in verschiedene Bereiche. Das Prinzip ist ähnlich wie bei den Schichten, nur bringst du hier nicht alles Wichtige gleich zu Beginn an, sondern schaust, auf welche Sektionen deiner Darbietung du verzichten kannst und welche du hingegen ausführen möchtest. Natürlich sortierst du auch hier nach Wichtigkeit deiner Argumente oder Informationen, allerdings hast du so die Möglichkeit, notfalls auf ein eigentlich sehr starkes Argument zu verzichten, wenn du denkst, dass es im Kontext vielleicht nicht so passt oder eine ausführlichere Argumentation erfolgsversprechender ist.

Pass deine Folien an

Du hast dir sehr, sehr viel Mühe für deine Präsentation gegeben und PowerPoint hat dir bis spät in die Nacht den letzten Nerv geraubt: Deine Augenringe sind bis in die letzte Reihe deines Publikums zu sehen, aber es hat sich gelohnt, denn noch nie hat jemand so präzise seine Folien auf den Punkt gebracht. Und nun erfährst du, dass dein Vortrag kürzer werden soll, als angenommen. Da kannst du natürlich nichts machen und dass die Folien jetzt nicht mehr zu deinem Vortrag passen, ist nicht deine Schuld. Dennoch ist es ärgerlich für deine Zuhörerschaft und deswegen solltest du sie nicht einfach mit der müden Entschuldigung, dass deine Zeit leider gekürzt wurde, führen, wenn du die Möglichkeit hast, deine Präsentation vorher noch schnell anzupassen.

Die perfekte Lösung: Solltest du im Vorfeld deiner Präsentation genügend Zeit dafür haben, arbeite auch eine (oder vielleicht sogar mehrere) Versionen aus, sodass du im Ernstfall schnell auf eine der anderen Versionen zurückgreifen kannst. Das ist nicht nur für dein Publikum angenehmer, auch du selbst profitierst natürlich davon, wenn du beim Kürzen nicht improvisieren musst, sondern bereits vorher weißt, was du wegkürzen kannst, wenn es hart auf hart kommt.

Tags: Erfolg + Karriere machen + Arbeitsplatz + Traumjob + Karriere

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