Wenn ich morgens zur Arbeit kam und auf meine To-Do-Liste schaute, war ich meist zuversichtlich, sie am Ende des Tages abgearbeitet zu haben und pünktlich nach Hause zu kommen (denn da wartete schon meine private To-Do-Liste auf mich). Abends, wenn ich feststellte, dass ich bereits eine halbe Stunde länger an meinem Schreibtisch saß als gedacht und noch nicht alle Punkte erledigt hatte, setzte ich mich auf mein Fahrrad und radelte los, guter Dinge, meine private To-Do-Liste trotz leichtem Zeitrückstand doch noch abhaken zu können. Am späten Abend, wenn ich dann feststelle, seit einer halben Stunde bereits im Bett liegen zu wollen und noch nicht alle Punkte erledigt zu haben, dachte ich mir beim Zähneputzen: Morgen ist auch noch ein Tag.

Unnötig zu sagen, dass auch am nächsten Tag unerledigte Aufgaben auf beiden Listen zurückblieben. Und am darauffolgenden Tag. Und … In den seltensten Fällen ging ich abends ins Bett und hatte eine der beiden Listen vollständig abgearbeitet. Oder gar alle zwei. Ein Tag hat leider nur eine begrenzte Anzahl an Stunden, vierundzwanzig um genau zu sein, und in denen musst du einiges unter einen Hut bekommen: Job, Sozialleben, eigene Projekte, Sport, Schlaf. Viel zu viel eigentlich, um es in so wenig Zeit zu quetschen.

Leider kannst du den Tag nicht eigenmächtig um einige Stunden verlängern und auch Schlafverzicht stellt auf Dauer keine erquickende Lösung dar. Es gibt jedoch eine einfache Möglichkeit, wie du aus der Zeit, die dir zur Verfügung steht, mehr herausholen kannst: Indem du deinen Zeitplan genauestens überwachst. Das klingt erst einmal banal, aber du wirst erstaunt sein, wie viel Zeit du aus deinem Tag herausholen und dadurch deine Produktivität steigern kannst, wenn du auf Balance und Abfolge deiner Aufgaben und Ereignisse achtest. Um damit loszulegen, reichen zwei Schritte:

1. Wie sieht deine ideale Woche aus?

• Wie sieht deine Durchschnittsarbeit am Tag aus? Und wie in der Woche?
• Hast du fixe Termine die du einhalten musst? Meetings? Telefonzeiten? Eine bestimmte Aufgabe, die zu einem Zeitpunkt erledigt werden muss?
• Wie sieht es mit deiner Produktivität aus? Brauchst du zuerst die Zeitspanne von zwei Kannen Kaffee, bis du gegen Ende des Tages zur Höchstform aufläufst? Oder fängst du an, als gäbe es keinen Morgen mehr, um zum Ende des Tages hin die Puste zu verlieren? Gleiches gilt für die Tage der Woche: Bist du an einigen weniger produktiv als an anderen? Brauchst du erst ein wenig, bis du das Wochenende von dir abgestreift hast?
• Erledigst du lieber mehrere unterschiedliche Aufgaben an einem Tag oder arbeitest du sie lieber Bereich für Bereich hintereinander ab? Gibt es Arbeiten, deren Erledigung zu bestimmten Zeiten wenig zielführend ist?

2. Gib anderen die Möglichkeit, dich an deinen Zeitplan anzupassen