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So erledigst du in weniger Zeit mehr von deiner Arbeit

Es geht leichter als du glaubst
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Wenn ich morgens zur Arbeit kam und auf meine To-Do-Liste schaute, war ich meist zuversichtlich, sie am Ende des Tages abgearbeitet zu haben und pünktlich nach Hause zu kommen (denn da wartete schon meine private To-Do-Liste auf mich). Abends, wenn ich feststellte, dass ich bereits eine halbe Stunde länger an meinem Schreibtisch saß als gedacht und noch nicht alle Punkte erledigt hatte, setzte ich mich auf mein Fahrrad und radelte los, guter Dinge, meine private To-Do-Liste trotz leichtem Zeitrückstand doch noch abhaken zu können. Am späten Abend, wenn ich dann feststelle, seit einer halben Stunde bereits im Bett liegen zu wollen und noch nicht alle Punkte erledigt zu haben, dachte ich mir beim Zähneputzen: Morgen ist auch noch ein Tag.

Unnötig zu sagen, dass auch am nächsten Tag unerledigte Aufgaben auf beiden Listen zurückblieben. Und am darauffolgenden Tag. Und … In den seltensten Fällen ging ich abends ins Bett und hatte eine der beiden Listen vollständig abgearbeitet. Oder gar alle zwei. Ein Tag hat leider nur eine begrenzte Anzahl an Stunden, vierundzwanzig um genau zu sein, und in denen musst du einiges unter einen Hut bekommen: Job, Sozialleben, eigene Projekte, Sport, Schlaf. Viel zu viel eigentlich, um es in so wenig Zeit zu quetschen.

Leider kannst du den Tag nicht eigenmächtig um einige Stunden verlängern und auch Schlafverzicht stellt auf Dauer keine erquickende Lösung dar. Es gibt jedoch eine einfache Möglichkeit, wie du aus der Zeit, die dir zur Verfügung steht, mehr herausholen kannst: Indem du deinen Zeitplan genauestens überwachst. Das klingt erst einmal banal, aber du wirst erstaunt sein, wie viel Zeit du aus deinem Tag herausholen und dadurch deine Produktivität steigern kannst, wenn du auf Balance und Abfolge deiner Aufgaben und Ereignisse achtest. Um damit loszulegen, reichen zwei Schritte:

1. Wie sieht deine ideale Woche aus?

Um einen perfekten Zeitplan zu erstellen, dessen Einhaltung du mit Argusaugen bewachst, musst du dir zuerst herausfinden, wie deine perfekte Woche aussieht. Stell dir hierfür ein paar Fragen:

  • Wie sieht deine Durchschnittsarbeit am Tag aus? Und wie in der Woche?
  • Hast du fixe Termine die du einhalten musst? Meetings? Telefonzeiten? Eine bestimmte Aufgabe, die zu einem Zeitpunkt erledigt werden muss?
  • Wie sieht es mit deiner Produktivität aus? Brauchst du zuerst die Zeitspanne von zwei Kannen Kaffee, bis du gegen Ende des Tages zur Höchstform aufläufst? Oder fängst du an, als gäbe es keinen Morgen mehr, um zum Ende des Tages hin die Puste zu verlieren? Gleiches gilt für die Tage der Woche: Bist du an einigen weniger produktiv als an anderen? Brauchst du erst ein wenig, bis du das Wochenende von dir abgestreift hast?
  • Erledigst du lieber mehrere unterschiedliche Aufgaben an einem Tag oder arbeitest du sie lieber Bereich für Bereich hintereinander ab? Gibt es Arbeiten, deren Erledigung zu bestimmten Zeiten wenig zielführend ist?
Hast du die Antworten auf deine Fragen zusammen, kannst du nun schauen, wie du deine Aufgaben am besten in deinem Zeitplan unterbringst. Am Dienstag hast du mittags zwischen zwei Meetings eine Stunde Zeit? Dann solltest du eine umfangreiche Aufgabe, für die du Konzentration brauchst, lieber auf den freien Donnerstag legen. Die freie Stunde nutzt du vielleicht besser dafür, Anfragen zu beantworten. Eine Arbeit, für die du viel Kreativität und Energie brauchst, passt am besten in deine produktive Phase. Bist du beispielsweise nach dem Mittagessen eher müde und würdest dich lieber eine Runde aufs Ohr hauen, können Meetings und Besprechung eine erfrischende Wirkung auf dich haben.

2. Gib anderen die Möglichkeit, dich an deinen Zeitplan anzupassen

Die wenigsten kämen auf die Idee, dich während eines ultrawichtigen Meetings zu stören. Kollegen und Kunden wissen, dass du gerade mitten in einem Gespräch bist. Gleiches solltest du mit den Arbeitsblöcken tun, die du zum Erledigen deiner Aufgaben reserviert hast. Es ist unbezahlbar, mal für eine längere Zeit am Stück in Ruhe arbeiten zu können, ohne ständig unterbrochen zu werden. Zwar kann immer etwas dazwischen kommen, jedoch solltest du darauf achten, nicht jeden Arbeitsblock wegen irgendwelcher Kleinigkeiten ausfallen zu lassen. Wenn dich jemand fragt, ob du gerade Zeit hast, sag ihm, dass du gerade keine hast. Natürlich ist das nicht immer möglich, weil beispielsweise ein wichtiger Kundenauftrag eingegangen ist, der am besten noch gestern erledigt werden soll. Besteht die Möglichkeit, einen Block zu tauschen, dann kannst du ihn auch verschieben.
Wenn du deinen Kollegen und deinem Chef in deine freie und deine bereits belegte Zeit Einblick gewährst, können sie sich auf darauf einstellen und sich daran orientieren, so dass du wirklich nur noch in absolut wichtigen Fällen aus deinem Zeitplan geworfen wirst.


Du kannst zwar den Tag nicht eigenmächtig verlängern, aber du kannst ihn immerhin so strukturieren, dass es dir fast so vorkommt, als habe der Tag mehr als vierundzwanzig Stunden. Du wirst sehen, wie viel mehr du erledigt bekommst.

Tags: Erfolg + Karriere machen + Arbeitsplatz + Karriere + Traumjob

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